home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / wp / dtsrc112.zip / DTSEARCH.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-05-25  |  143KB  |  3,691 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                               TM
  18.  
  19.                                       dtSearch
  20.                         Document Search and Retrieval Program
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                                     User's Manual
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.                                   DT Software, Inc.
  43.                          2101 Crystal Plaza Arcade, Ste. 231
  44.                                  Arlington, VA 22202
  45.                                CompuServe:  72607,3323
  46.  
  47.  
  48.  
  49.                               Shareware Version License
  50.  
  51.           dtSearch is not public domain or "free" software.  It is
  52.           copyrighted by DT Software, Inc.  DT Software, Inc. hereby grants
  53.           you a limited license to use dtSearch for evaluation purposes for
  54.           a period not to exceed sixty (60) days.  If you continue to use
  55.           this software after the sixty (60) day evaluation period, you
  56.           must make a registration payment of $59.00 to DT Software, Inc. 
  57.           This payment will entitle you to receive the current registered
  58.           version of dtSearch, a printed copy of the manual, notice of
  59.           major upgrades, and free technical support (by mail or
  60.           CompuServe) for one year.  For information about telephone
  61.           technical support, please see the "Technical Support" section of
  62.           the manual.
  63.  
  64.           You may give (but not sell) complete copies of the shareware
  65.           version of dtSearch to others.  Shareware distributors may
  66.           distribute dtSearch in accordance with the terms listed in the
  67.           files included with the shareware version of dtSearch.
  68.  
  69.                                 DISCLAIMER OF WARRANTY
  70.  
  71.           Except as provided below, dtSearch is provided AS IS.  DT
  72.           Software, Inc. MAKES NO WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESSED OR
  73.           IMPLIED, INCLUDING WITHOUT LIMITATION, ANY WARRANTIES OF
  74.           MERCHANTABILITY AND/OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.
  75.  
  76.                                    Limited Warranty
  77.  
  78.           DT Software, Inc. warrants the physical diskette(s) and physical
  79.           documentation provided with registered versions to be free of
  80.           defects in materials and workmanship for a period of ninety days
  81.           from the date of registration.  If DT Software, Inc. receives
  82.           notification within the warranty period of defects in materials
  83.           or workmanship, and such notification is determined by DT
  84.           Software, Inc. to be correct, DT Software, Inc. will replace the
  85.           defective diskette(s) or documentation.
  86.  
  87.           The entire and exclusive liability and remedy for breach of this
  88.           Limited Warranty shall be limited to replacement of defective
  89.           diskette(s) or documentation and shall not include or extend to
  90.           any claim for or right to recover any other damages, including
  91.           but not limited to, loss of profit, data, or use of the software,
  92.           or special, incidental, or consequential damages or other similar
  93.           claims, even if DT Software, Inc. has been specifically advised
  94.           of the possibility of such damages.  In no event will DT
  95.           Software, Inc.'s liability for any damages to you or any other
  96.           person ever exceed the lower of suggested list price or actual
  97.           price paid for the license to use the software, regardless of the
  98.           form of the claim.
  99.  
  100.           Copyright 1991 DT Software, Inc.  All rights reserved.
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.                                        Contents
  106.  
  107.                 1.  Introduction  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  108.                     a.   Overview of dtSearch . . . . . . . . . . . . .   1
  109.                     b.   Technical Support  . . . . . . . . . . . . . .   2
  110.                     c.   Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  111.                 2.  Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  112.                     a.   How to Use This Manual . . . . . . . . . . . .   3
  113.                     b.   Installing dtSearch  . . . . . . . . . . . . .   3
  114.                     c.   Quick Start  . . . . . . . . . . . . . . . . .   4
  115.                 3.  General Information about dtSearch  . . . . . . . .   9
  116.                     a.   How to Use Help  . . . . . . . . . . . . . . .   9
  117.                     b.   Using Menus  . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  118.                     c.   Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  119.                     d.   Selecting a Directory  . . . . . . . . . . . .  11
  120.                     e.   Selecting Multiple Directories . . . . . . . .  11
  121.                     f.   File Name Filters  . . . . . . . . . . . . . .  12
  122.                     g.   Selecting a File . . . . . . . . . . . . . . .  13
  123.                     h.   Function Keys  . . . . . . . . . . . . . . . .  13
  124.                     i.   Using Document Windows . . . . . . . . . . . .  14
  125.                     j.   Moving the Cursor  . . . . . . . . . . . . . .  16
  126.                 4.  Building and Using Indexes  . . . . . . . . . . . .  17
  127.                     a.   What is a Document Index?  . . . . . . . . . .  17
  128.                     b.   The Index Menu . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  129.                     c.   Creating an Index  . . . . . . . . . . . . . .  18
  130.                     d.   Indexing Documents . . . . . . . . . . . . . .  18
  131.                     e.   Compressing an Index . . . . . . . . . . . . .  19
  132.                     f.   Deleting an Index  . . . . . . . . . . . . . .  20
  133.                     g.   Renaming an Index  . . . . . . . . . . . . . .  20
  134.                     h.   Copying an Index . . . . . . . . . . . . . . .  20
  135.                     i.   Recognizing an Existing Index  . . . . . . . .  21
  136.                     j.   Index Information  . . . . . . . . . . . . . .  21
  137.                     k.   Verify Index . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  138.                     l.   Rebuild Index  . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  139.                     m.   Index Libraries  . . . . . . . . . . . . . . .  22
  140.                     n.   Batch Mode Indexing  . . . . . . . . . . . . .  23
  141.                 5.  Searching for Documents . . . . . . . . . . . . . .  27
  142.                     a.   The Search Menu  . . . . . . . . . . . . . . .  27
  143.                     b.   Index Searches . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  144.                     c.   Unindexed Search . . . . . . . . . . . . . . .  28
  145.                     d.   Combination Search . . . . . . . . . . . . . .  28
  146.                     e.   Indexes to Search  . . . . . . . . . . . . . .  29
  147.                     f.   Displaying Search Results  . . . . . . . . . .  29
  148.                     g.   Search Reports . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  149.                     h.   Kwic View  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  150.                 6.  Search Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  151.                     a.   Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  152.                     b.   Search Terms . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  153.                     c.   Phrase Searches  . . . . . . . . . . . . . . .  32
  154.                     d.   Noise Words  . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  155.                     e.   Search Macros  . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  156.  
  157.                                         - i -
  158.  
  159.  
  160.  
  161.                     f.   AND connector  . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  162.                     g.   OR connector . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  163.                     h.   W/N connector  . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  164.                     i.   Segment Searches . . . . . . . . . . . . . . .  34
  165.                     j.   Date and Filename Searches . . . . . . . . . .  35
  166.                 7.  The File Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  167.                     a.   The File Menu  . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  168.                     b.   Viewing a File . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  169.                     c.   Viewing a Directory  . . . . . . . . . . . . .  37
  170.                     d.   The Notepad Editor . . . . . . . . . . . . . .  38
  171.                     e.   Saving a Window  . . . . . . . . . . . . . . .  39
  172.                     f.   Printing a Window  . . . . . . . . . . . . . .  40
  173.                     g.   DOS Shell  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  40
  174.                 8.  Window Functions  . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  175.                     a.   The Window Menu  . . . . . . . . . . . . . . .  41
  176.                     b.   Find Text  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  177.                     c.   Find Search Term . . . . . . . . . . . . . . .  41
  178.                     d.   Moving and Resizing Windows  . . . . . . . . .  41
  179.                 9.  The Applications Menu . . . . . . . . . . . . . . .  43
  180.                 10. Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  181.                     a.   The Options Menu . . . . . . . . . . . . . . .  45
  182.                     b.   Monitor Type . . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  183.                     c.   Screen Colors  . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  184.                     d.   Creating and Editing Macros  . . . . . . . . .  45
  185.                     e.   Displaying the Print Queue . . . . . . . . . .  46
  186.                     f.   Setup Files  . . . . . . . . . . . . . . . . .  46
  187.                 11. Using dtSearch on a Network . . . . . . . . . . . .  47
  188.                 12. Program Limits and Requirements . . . . . . . . . .  49
  189.                 13. Error Messages  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  51
  190.                 14. Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  59
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.                                         - ii -
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.                                      1. Introduction
  220.  
  221.  
  222.              a. Overview of dtSearch
  223.  
  224.              The purpose of dtSearch is to help you find documents quickly. 
  225.           dtSearch does this by building an "index" of your documents that
  226.           stores location of the words in each document.  Since you will
  227.           sometimes want to search documents that you have not indexed,
  228.           dtSearch can also search without an index -- it just takes
  229.           longer.  A single document index can hold information about up to
  230.           15,000 documents, and there is no limit on the number of indexes
  231.           you can create.  A single search request can scan multiple
  232.           directories, disk drives and document indexes.  You can search
  233.           for:
  234.  
  235.           *  Combinations of words, such as "apple and (pear or grape),"
  236.  
  237.           *  Words located near other words, such as "apple within 5 words
  238.              of pear,"
  239.  
  240.           *  Words located in a specific segment of a document, such as
  241.              "@ADDRESS contains oak drive,"
  242.  
  243.           *  Words that match "fuzzy" specifications, such as "appl*,"
  244.              which would match apple, application, apply, etc.
  245.  
  246.              After you have done a search, you can display retrieved
  247.           documents on the screen, cut and paste text into a built-in
  248.           notepad editor, print a "search report" listing all hits found
  249.           with a few lines of context, or edit a retrieved document using
  250.           your word processor -- all from within dtSearch.
  251.  
  252.              dtSearch can search, index, and display documents in the
  253.           following formats:
  254.  
  255.              *  ASCII or DOS Text
  256.              *  Microsoft Rich Text Format
  257.              *  Microsoft Word
  258.              *  Microsoft Word for Windows
  259.              *  Multimate Advantage II
  260.              *  Multimate version 4
  261.              *  WordPerfect 5.0 and 5.1
  262.              *  WordStar through version 6
  263.              *  WordStar 2000
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                                         - 1 -
  272.  
  273.  
  274.  
  275.              b. Technical Support
  276.  
  277.           If you have any questions or comments about dtSearch, please
  278.           contact:
  279.  
  280.              DT Software, Inc.
  281.              2101 Crystal Plaza Arcade
  282.              Suite 231
  283.              Arlington, VA 22202
  284.  
  285.           Compuserve: 72607,3323.
  286.  
  287.           Registered dtSearch users can obtain one year of free technical
  288.           support by mail or through CompuServe at the addresses above.
  289.  
  290.           Telephone technical support for dtSearch is available from the
  291.           Advanced Support Group, Inc. (ASG) at 1-900-88-HELP-8.  As of
  292.           August 15, 1991, the cost is $2.00 per minute; the first 24
  293.           seconds are free.  For those who cannot use a 900 number, ASG can
  294.           charge support fees to a credit card, and ASG also offers
  295.           contract technical support for a fixed annual cost.  Call 1-314-
  296.           256-3130 for more information about these options.
  297.  
  298.              c. Notices
  299.  
  300.                              U.S. Government Information
  301.  
  302.           Use, duplication, or disclosure by the U.S. Government of the
  303.           computer software and documentation in this package shall be
  304.           subject to the restricted rights applicable to commercial
  305.           computer software as set forth in subdivision (b)(3)(ii) of the
  306.           Rights in Technical Data and Computer Software clause at
  307.           252.227-7013 (DFARS 52.227-7013).  The contractor/manufacturer is
  308.           DT Software, Inc., 2101 Crystal Plaza Arcade, Suite 231,
  309.           Arlington, VA 22202.
  310.  
  311.                                       ASP Notice
  312.  
  313.           DT Software, Inc. is a member of the Association of Shareware
  314.           Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  315.           principle works for you.  If you are unable to resolve a
  316.           shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  317.           member directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can
  318.           help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  319.           does not supply technical support for members' products.  Please
  320.           write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442
  321.           or send a CompuServe message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman
  322.           70007,3536.
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.                                         - 2 -
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.            2.   Getting Started
  334.  
  335.              a. How to Use This Manual
  336.  
  337.           To get started...
  338.  
  339.           *  First, read the section on "Installing dtSearch" and install
  340.              the program.
  341.  
  342.           *  Second, start the program.  (When you run it, all it will do
  343.              is display the main menu screen and wait for your input.)  You
  344.              will find it easier to learn how to use the program if you
  345.              have it running in front of you as you read the manual.
  346.  
  347.           *  Third, you may want to read the manual section, "General
  348.              Information about dtSearch."  dtSearch uses a standard pull-
  349.              down menu interface that is similar to that used in many other
  350.              programs.  If you have used other programs with a similar
  351.              interface, you can skip most of this section.  If not, you
  352.              should read it to learn how to operate the menus, help
  353.              screens, etc.
  354.  
  355.           *  Fourth, read and follow tutorial procedures described in the
  356.              "Quick Start" section of the manual, which will show you how
  357.              to build and use document indexes.
  358.  
  359.           If you are stuck...
  360.  
  361.           *  You can always get help by pressing the F1 key, which
  362.              activates the dtSearch help system.  If you have not used
  363.              hypertext help programs before, you may want to read the
  364.              manual section, "How to Use Help."  Everything that is in the
  365.              manual is also accessible through the help system.
  366.  
  367.           *  To get more information about an error message, look it up in
  368.              the table in the back of the manual.
  369.  
  370.           *  To find out how to use a particular dtSearch feature, you can
  371.              find it in the manual using the table of contents or the
  372.              index.
  373.  
  374.              b. Installing dtSearch
  375.  
  376.           To install dtSearch on your hard disk, do the following:
  377.  
  378.           *  Insert the dtSearch disk in drive A.
  379.  
  380.           *  At, the DOS prompt ("C>"), type 
  381.  
  382.                 A:INSTALL
  383.  
  384.  
  385.                                         - 3 -
  386.  
  387.  
  388.  
  389.              and press ENTER.
  390.  
  391.           *  Two boxes will appear on the screen: a "From" box showing
  392.              where INSTALL expects to find the installation files, and a
  393.              "To" box showing where INSTALL will install dtSearch.  The
  394.              "To" box will show C:\DTSEARCH.  If you want to use a
  395.              different drive or directory, press TAB to move the cursor
  396.              into the "To" box and type in the drive and directory you
  397.              want.
  398.  
  399.           *  Press the F10 key to start installing dtSearch.
  400.  
  401.           To run dtSearch, type 
  402.  
  403.              C:\DTSEARCH\DTSEARCH
  404.  
  405.           at the DOS prompt and press ENTER.
  406.  
  407.           NOTES:
  408.  
  409.           1.  You can install dtSearch from any disk drive.  For example,
  410.           if you put the dtSearch disk in drive B, just type B:INSTALL
  411.           instead of A:INSTALL.
  412.  
  413.           2.  If you are curious, this is what INSTALL does:  dtSearch
  414.           files are distributed in a "self-extracting archive" file -- a
  415.           compressed file that uncompresses itself when executed.  INSTALL
  416.           locates this file, creates the "To" directory, and executes the
  417.           self-extracting archive file.  Install does NOT alter the
  418.           contents of your hard disk in any other way.  It will not change
  419.           your CONFIG.SYS or AUTOEXEC.BAT files.
  420.  
  421.              c. Quick Start
  422.  
  423.              This section of the manual is intended to help you get started
  424.           using dtSearch.  It explains very briefly how to search with and
  425.           without a document index and how to build an index.  Each of
  426.           these subjects is covered in more detail in the rest of the
  427.           manual.  A quick way to get more information about a dtSearch
  428.           feature is to press the F1 key, which will pop up a help screen
  429.           that describes the feature you are using.  See the manual section
  430.           "How to Use Help" for more information on how the help system
  431.           works.
  432.  
  433.              Before you begin, you should install dtSearch on your hard
  434.           disk (see "Installing dtSearch").  You should also have some
  435.           documents on your hard disk to index and search.
  436.  
  437.              dtSearch allows two types of searches: index, and unindexed. 
  438.           An index search uses a document index to quickly identify
  439.           documents that satisfy a search request.  A document index is a
  440.           type of database that dtSearch builds from a collection of
  441.  
  442.                                         - 4 -
  443.  
  444.  
  445.  
  446.           documents.  The database tells dtSearch where each word appears
  447.           in each document, so that dtSearch can find documents containing
  448.           a particular word or combination of words very quickly.
  449.  
  450.              An unindexed search simply reads each file to be searched and
  451.           checks whether it meets the search criteria.  Unindexed searches
  452.           are very slow.
  453.  
  454.                               Searching without an index
  455.  
  456.           *  Press 'S' to get into the Search menu.
  457.  
  458.           *  Press 'U' to select "Unindexed search".  The "Unindexed
  459.              Search" dialog box will appear.  This dialog box allows you to
  460.              specify what you want to search for and where you want to
  461.              search.
  462.  
  463.           *  Press 'D' to select the directories you want to search.
  464.              A diagram of all of the directories on the current disk drive
  465.              will appear.  To see another disk drive, press CTRL + the
  466.              letter of the drive you want.  To select a directory, move the
  467.              cursor to it and press SPACE.  An X will appear indicating
  468.              that the directory is selected.  Press SPACE again and the X
  469.              will disappear.  To select or deselect a directory and its
  470.              subdirectories, press ENTER.  When you are done selecting
  471.              directories, press the F10 key.
  472.  
  473.           *  Press 'F' to enter filters selecting the documents you want to
  474.              search.  Type in the filters, with spaces separating them, and
  475.              press ENTER.  Example: to select all files whose names end in
  476.              .DOC or .TXT, enter 
  477.  
  478.                    *.DOC  *.TXT
  479.  
  480.           *  Press 'R' to enter your search request.  A box will appear in
  481.              which you can type in your search request.  A search request
  482.              consists of the words or phrases you want to search for,
  483.              connected by:
  484.  
  485.                 AND   both words must be present
  486.                 OR    at least one of the words must be present
  487.                 NOT   the next word must not be present
  488.                 W/5   the words must occur not more than 5 words apart (you
  489.                       can use other numbers, such as W/10, W/20, etc.)
  490.  
  491.              Examples:   apple and pear
  492.                       apple w/5 pear
  493.                       apple and (pear w/5 banana)
  494.  
  495.              When you are done typing in your search request, press ENTER
  496.              to get back into the dialog box.
  497.  
  498.  
  499.                                         - 5 -
  500.  
  501.  
  502.  
  503.           *  Press 'S' to begin the search.
  504.  
  505.                                 Viewing search results
  506.  
  507.           *  After a search is complete, a short menu will appear listing
  508.              options for sorting search results (sorted by name, sorted by
  509.              number of hits, unsorted, etc.).  Pick one of the options, and
  510.              the results of your search will appear in a window.
  511.  
  512.           *  To view a document, move the cursor (the highlighted bar in
  513.              the window listing the documents) to the document you want,
  514.              press ENTER, and the document will appear in another window,
  515.              overlaying the first.  To close a window displaying a document
  516.              or search results, press ESCAPE.
  517.  
  518.           *  To see the hits in a retrieved document, press F3.
  519.  
  520.           *  Near the bottom of the screen, the word "Viewing" will appear,
  521.              followed by the word "SearchResults" and the name of the file
  522.              you selected.  You can have up to five windows open at a time,
  523.              including the SearchResults window.  To move between windows,
  524.              use the TAB key (next window) or the SHIFT-TAB key (previous
  525.              window).  The "Viewing" line will list all of the open windows
  526.              and show which one you are in.
  527.  
  528.           *  When you are viewing a document or search results, you can:
  529.              *  Move or resize the window -- press F9.  Use the cursor keys
  530.                 to move the window and SHIFT + the cursor keys to resize
  531.                 it.  Press ENTER to stop moving and resizing.
  532.              *  Print it -- press ALT-F to get into the File menu, 'P' to
  533.                 select "Print Window", and 'P' to print the file.
  534.              *  Copy a block of text into a "notepad", where you can edit
  535.                 it or combine it with text clipped from other documents. 
  536.                 (See the "Using the Notepad Editor" section in the manual.)
  537.  
  538.                               Building a document index
  539.  
  540.           First, create an index:
  541.  
  542.           *  Press 'I' to get into the Index menu.
  543.  
  544.           *  Press 'C' to get into the "Create Index" dialog box.
  545.  
  546.           *  Press 'N' to enter the name of the index you want to create. 
  547.              Type in the name and press ENTER.
  548.  
  549.           *  Press 'D' to enter the directory you want to hold the index. 
  550.              Type in the full directory name (e.g., C:\DOCINDEX) and press
  551.              ENTER.
  552.  
  553.           *  Press 'C' to create the index.  After the index is created,
  554.              press any key to get back into the menu.
  555.  
  556.                                         - 6 -
  557.  
  558.  
  559.  
  560.           Next, add documents to the index:
  561.  
  562.           *  Press 'I' to get into the Index menu.
  563.  
  564.           *  Press 'A' to get into the "Add Documents to Index" dialog box.
  565.  
  566.           *  Press 'I' to choose the index to update.  Move the cursor to
  567.              the name of the index you want and press ENTER.
  568.  
  569.           *  Press 'D' to select the directories containing the files you
  570.              want to index.  The directory selection box that appears works
  571.              just like the one described above in "Searching without an
  572.              index."
  573.  
  574.           *  Press 'F' to enter filters selecting the documents you want to
  575.              index.  Type in the filters with spaces between them and press
  576.              ENTER.  Example: to select all files whose names end in .DOC
  577.              or .TXT, enter 
  578.  
  579.                    *.DOC *.TXT
  580.  
  581.           *  If you want the index to be compressed, press 'O' to change
  582.              the "Compress Index" option from No to Yes.  Compressing an
  583.              index produces a smaller index and faster searches, and is
  584.              generally a good idea.  However, it can take a long time to
  585.              compress an index, since dtSearch creates a new copy of the
  586.              index being compressed.  Compressing an index typically takes
  587.              about half as long as it took to build the index.
  588.  
  589.           *  Press 'A' to begin adding documents to the index.
  590.  
  591.                                Searching with an index
  592.  
  593.           *  Press 'S' to get into the Search menu
  594.  
  595.           *  Press 'I' to get into the "Index Search" dialog box.
  596.  
  597.           *  Press 'I' to select the indexes you want to search.  A list of
  598.              all of your indexes will appear.  Move the cursor to the ones
  599.              you want and press ENTER to put an 'X' next to them.  Press
  600.              the F10 key when you are done.
  601.  
  602.           *  Press 'R' to enter your search request.  See "Searching
  603.              without an index" (above) for a brief discussion of search
  604.              requests.
  605.           *  Press 'S' to begin the search.
  606.  
  607.           *  "Viewing search results" (above) describes what to do next.
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.                                         - 7 -
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.                                         - 8 -
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.            3.   General Information about dtSearch
  676.  
  677.  
  678.              a. How to Use Help
  679.  
  680.              When you are in a menu, a line of text at the bottom of the
  681.           screen will briefly explain the purpose of each menu option as
  682.           you move the cursor to it.  When you are viewing documents,
  683.           directories, help, or search results, this line will list the
  684.           function keys available.
  685.  
  686.              If you need more information about a dtSearch feature, you can
  687.           access the hypertext help system at any time by pressing the F1
  688.           key.  The help system provides a comprehensive manual, with an
  689.           index and table of contents, that explains all of the features of
  690.           dtSearch.
  691.  
  692.              When you press F1, an explanation of the current function or
  693.           menu option will appear.  You can use the cursor keys and PgUp
  694.           and PgDn to scroll through the help message.
  695.  
  696.              Frequently a help message will contain highlighted cross-
  697.           references to other help topics.  To switch to the cross-
  698.           reference topic, move the cursor to the highlighted word and
  699.           press ENTER.  BACKSPACE will take you back to the previous help
  700.           screen.
  701.  
  702.              To move the cursor to a highlighted reference, press the TAB
  703.           key.  SHIFT-TAB will move the cursor to the previous reference.
  704.  
  705.              At the end of each help message you will find three
  706.           highlighted topics listed: 
  707.  
  708.                "Help Index"        Index of help topics
  709.                "Contents"          Table of contents of help topics
  710.                "Previous Topic"    The topic you last viewed
  711.  
  712.           To see one of these help messages, move the cursor to the one you
  713.           want and press ENTER.
  714.  
  715.           To exit from help, press ESCAPE.
  716.  
  717.              b. Using Menus
  718.  
  719.           *  All menus have a cursor that appears as a bar that moves up
  720.           and down or from side to side when you press the cursor keys.
  721.           *  To select an option, move the cursor to that option and press
  722.           the ENTER key.
  723.           *  Shortcut: every menu option has a highlighted letter.  For
  724.           example, in the "Search" option, the "S" will be highlighted.  To
  725.  
  726.  
  727.                                         - 9 -
  728.  
  729.  
  730.  
  731.           quickly select an option, press the letter highlighted in that
  732.           option.
  733.           *  To leave any menu, press the ESCAPE key.
  734.           *  Sometimes a menu option is in brackets.  This means that the
  735.           option is unavailable for some reason.  For example, you cannot
  736.           use the "Window" menu unless you are viewing a document, and you
  737.           cannot do an index search unless you have created an index.
  738.  
  739.                                  Help on Menu Options
  740.  
  741.           *  When you move the cursor to a menu option, a description of
  742.           what that option does will appear at the bottom of the screen.
  743.           *  To get more help on any menu option, press F1.
  744.  
  745.                                      The Menu Bar
  746.  
  747.           *  The menu bar at the top of the screen is the main menu.  Each
  748.           word listed in the menu bar is the name of a submenu.
  749.           *  If you are viewing a document, you can get into the main menu
  750.           in three ways:
  751.              *  pressing the F10 key,
  752.              *  holding down the ALT key and releasing it, or
  753.              *  holding down the ALT key and pressing the letter for one of
  754.                 the options in the menu.
  755.           *  To return to viewing a document after entering the main menu,
  756.           press the ESCAPE key.
  757.  
  758.                                    Pull-down menus
  759.  
  760.              Pull-down menus appear in boxes on the screen under the menu
  761.           bar, with a cursor that moves up and down.  To select a menu
  762.           option, move the cursor to the option desired and press ENTER, or
  763.           press the highlighted letter for that option.  
  764.  
  765.              c. Dialog Boxes
  766.  
  767.              When you select a menu option to perform an action, such as
  768.           viewing a document, performing a search, etc., a dialog box will
  769.           appear.  The top half of a dialog box may offer a list of options
  770.           that you can change.  The bottom half will contain several
  771.           "buttons" that you can select to perform various actions.  Select
  772.           the buttons in the same way that you would select other menu
  773.           options -- by moving the cursor to the option and pressing ENTER,
  774.           or by pressing the highlighted letter in the button.
  775.  
  776.                                    Types of Options
  777.  
  778.           *  Yes/No options.  To change a yes/no option, just move the
  779.           cursor to the option and press ENTER.
  780.  
  781.           *  Text options.  To change an option, such as a search request,
  782.           that allows you to enter text, move the cursor to the option and
  783.  
  784.                                         - 10 -
  785.  
  786.  
  787.  
  788.           press ENTER.  A box will appear containing the current value of
  789.           the option.  You can edit or replace this text using the usual
  790.           editing keys (Ins, Del, and the cursor keys).  When you are done
  791.           editing the text, press ENTER to save your changes or ESCAPE to
  792.           restore the previous text.
  793.  
  794.           *  Radio Buttons.  Some options require you to select an item
  795.           from a list of choices.  When you modify these options, a list of
  796.           choices will appear, like this:
  797.  
  798.               ( )  Red
  799.               ( )  White
  800.               (*)  Blue
  801.  
  802.           The dot will appear next to the item that was previously
  803.           selected.  To move the dot, move the cursor to the choice you
  804.           want and press ENTER.
  805.  
  806.           *  Check Boxes.  Check boxes are similar to radio buttons, and
  807.           appear when you can select more than one item from a list, such
  808.           as when you are selecting one or more indexes to search.  A list
  809.           of check boxes looks like this:
  810.  
  811.               [X]  Banana
  812.               [ ]  Pear
  813.               [X]  Apple
  814.  
  815.           The "X" indicates that the item is selected.  To select or clear
  816.           an item, move the cursor to it and press ENTER.  When you are
  817.           done modifying a list of check boxes, press F10 to save your
  818.           changes.
  819.  
  820.              d. Selecting a Directory
  821.  
  822.              The Select Directory dialog box displays a diagram of all of
  823.           the directories on the current disk drive, displayed as a tree. 
  824.           To select a directory, move the cursor to it and press ENTER.  To
  825.           change the disk drive, hold down the control key and press the
  826.           letter of drive you want.  For example, to switch to drive C,
  827.           press CTRL-C.
  828.  
  829.           If you want dtSearch to re-read the tree for a drive, press
  830.           control and the letter of the drive you are viewing.
  831.  
  832.              e. Selecting Multiple Directories
  833.  
  834.              The Select Directories dialog box appears in two situations: 
  835.           when you are specifying directories to search, and when you are
  836.           specifying directories to index.
  837.  
  838.              The dialog box has two parts.  On the left is a diagram of all
  839.           the directories on the current disk drive, displayed as a tree. 
  840.  
  841.                                         - 11 -
  842.  
  843.  
  844.  
  845.           Next to each directory is a check box ("[ ]" or "[X]") that you
  846.           can use to select the directory.  On the right is a list of disk
  847.           drives and the number of directories currently selected in each.
  848.  
  849.           *  To select a directory, move the cursor to it and press SPACE. 
  850.              An "X" will appear in the check box next to the directory,
  851.              which means that you have selected the directory.  The clear
  852.              the "X", press SPACE again.
  853.  
  854.           *  To select a directory and its subdirectories, press ENTER
  855.              instead of SPACE.
  856.  
  857.           *  To change disk drives, press CTRL + the letter of the drive
  858.              you want.
  859.  
  860.           *  When you are done, press the F10 key.
  861.  
  862.              The Select Directories dialog box remembers the directory tree
  863.           for each disk drive.  When the dialog box appears, it uses the
  864.           directory trees that it remembers rather than re-reading every
  865.           drive (reading the directories for every drive can take a long
  866.           time).  If you want dtSearch to re-read the tree for a drive,
  867.           press control and the letter of the drive you are viewing.  This
  868.           is useful when you view directories on one floppy disk and then
  869.           replace it with another, or if you have recently created new
  870.           directories.
  871.  
  872.  
  873.              f. File Name Filters
  874.  
  875.              A file name filter is a pattern, like *.*, *.DOC, or
  876.           FILE??10.DAT, that you can use to tell dtSearch which files you
  877.           want it to search or index in a directory.  For example, if you
  878.           have a directory of word processing files, and want to search all
  879.           of the files beginning with SMITH and having the extension DOC,
  880.           you would use the filter SMITH*.DOC.
  881.  
  882.              A "?" matches any single character, so SMITH?.DOC would match
  883.           SMITH1.DOC, but not SMITH123.DOC.
  884.  
  885.              An asterisk ("*") in a file name filter matches any number of
  886.           characters, so SMITH*.DOC would match SMITH001.DOC, SMITHAAA.DOC,
  887.           etc.
  888.  
  889.              If you want to use more than one filter, just list the
  890.           filters, separated by spaces.  Example: 
  891.                 SMITH*.DOC  JONES*.DOC  *.DAT
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.                                         - 12 -
  899.  
  900.  
  901.  
  902.              g. Selecting a File
  903.  
  904.           Whenever dtSearch asks you to select a file, a "Select File"
  905.           dialog box will appear.  The box looks like this:
  906.  
  907.                                                +-----Select File to View--+
  908.           Filename                             | C:\WP51\SAMPLE.TXT       |
  909.                                                |                          |
  910.                                                | C:\WP51\*.TXT            |
  911.                                                | +--------------------+   |
  912.           List of files                        | | ABC.TXT            |   |
  913.                                                | | DEF.TXT            |   |
  914.                                                | | SAMPLE.TXT         |   |
  915.                                                | | SUB1\              |   |
  916.                                                | | SUB2\              |   |
  917.                                                | | [-A-]              |   |
  918.                                                | | [-C-]              |   |
  919.                                                | +--------------------+   |
  920.                                                +--------------------------+
  921.  
  922.           The "Filename" section at the top of the box allows you to simply
  923.           type in a filename.  The TAB key will move the cursor between the
  924.           filename line at the top of the box and the list of files.  If
  925.           you type the name of a directory in the filename section, or type
  926.           a name that includes a wildcard character such as "*.TXT", the
  927.           list of files will contain all files in the directory you
  928.           selected that match the filter you are using.  You can then press
  929.           TAB to move the cursor into the list of files, which you can
  930.           scroll until you see the file you want.  The list of files also
  931.           contains any subdirectories of the directory you are viewing
  932.           ("SUB1\" and "SUB2\" in the example above) followed by a list of
  933.           disk drives ("[-A-]" and "[-C-]") that you can select to look for
  934.           the file you want.  You can change the directory by selecting one
  935.           of the subdirectories listed in the file list or by typing in a
  936.           new directory name at the top.
  937.  
  938.              h. Function Keys
  939.  
  940.              F1 is always the help key.  Press F1 at any time for an
  941.           explanation of the current function or menu option.
  942.  
  943.              The following is a description of what the other function keys
  944.           do:
  945.  
  946.           1.  When you are viewing documents or search results:
  947.              F2    Find Text: find a string of text in the document.
  948.              F3    Find Search Term: find one of the terms used in your
  949.                    search in the document.
  950.              F4    Find Link: find next link to a retrieved document
  951.                    (useful in search reports).
  952.              F5    Mark text to copy to notepad.
  953.              F6    Paste text in notepad editor.
  954.  
  955.                                         - 13 -
  956.  
  957.  
  958.  
  959.              F7    Switch Window: switch to a different window.
  960.              F8    In a search results window, F8 produces a "KWIC" view of
  961.                    the document that the cursor is pointing to.  In a
  962.                    document window, F8 launches the application that
  963.                    created the document.
  964.              F9    Move or Resize Window
  965.              F10   Menu.  When you are viewing documents or search results,
  966.                    press F10 to get into the main menu.  Press F10 in the
  967.                    main menu to get back into the document or search
  968.                    results window.
  969.  
  970.           2.  When you are viewing a help screen:
  971.              F2    Find Text: find a string of text in the help document.
  972.              F4    Find Help Topic: Move the cursor to the next highlighted
  973.                    help topic.
  974.              F7    View the help message for the word or phrase that the
  975.                    cursor is on. 
  976.  
  977.           3.  At all other times, F10 is a general "exit" key for all menus
  978.           and dialog boxes, F1 is the help key, and the other function keys
  979.           do nothing.
  980.  
  981.              i. Using Document Windows
  982.  
  983.              When you start dtSearch, you will see a bar at the top of the
  984.           screen listing menu options and a bar at the bottom of the screen
  985.           that explains the current menu option.  The space in between will
  986.           be blank.  This area is a workspace, like a desktop, that you can
  987.           use for searching and browsing documents.  As with a desk
  988.           surface, you can place several documents on the surface and move
  989.           them around so you can see the one that you want to read.  Menus
  990.           and dialog boxes will pop up over the desktop, but the underlying
  991.           documents will remain until you remove them.
  992.  
  993.              The simplest way to get a document on the desktop is the View
  994.           Document option in the File menu.  Simply select the file you
  995.           want to view, press ENTER, the document will appear in a window. 
  996.           The top center of the window will display the document name and
  997.           the position of the cursor (the current line and page number)
  998.           will appear at the bottom left.
  999.  
  1000.              When you are viewing a document, the menu cursor (the bar that
  1001.           moves from option to option) will disappear and a cursor will
  1002.           appear in the document.  You can move the cursor around in the
  1003.           document using the cursor keys, Page Up and Page Down, etc., as
  1004.           you do in your word processor.  To move the cursor back into the
  1005.           menu, press F10.  Press F10 in the menu to move back to the
  1006.           document.
  1007.  
  1008.              There are several ways to create a document window:
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.                                         - 14 -
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.           *  Every time you do a search, a "Search Results" window appears. 
  1017.              This window is just like a document window, except that it
  1018.              contains a list of documents instead of a single document.  To
  1019.              view one of the documents on the list, move the cursor to it
  1020.              and press ENTER.  The document you selected will appear in a
  1021.              second window, overlapping the first.
  1022.  
  1023.           *  The View Directory function creates a document window that is
  1024.              similar to the Search Window -- to view one of the files or
  1025.              directories in the window, move the cursor to it and press
  1026.              ENTER.
  1027.  
  1028.           *  When you are in a Search Results window, you can create a
  1029.              Search Report by selecting the Search Report option in the
  1030.              Search menu.  The Search Report will list all of the "hits"
  1031.              found by your search, with a few lines of context.  The Search
  1032.              Report is also a document window.  As with the Search Results
  1033.              window, you can view a file by moving the cursor to the name
  1034.              of the file and pressing ENTER.
  1035.  
  1036.           *  The Edit Notepad function in the File menu creates a "notepad"
  1037.              window that you can type into.  You can clip text from other
  1038.              windows into the notepad window, edit the text in the notepad
  1039.              and write notes.
  1040.  
  1041.              All of these types of windows work in essentially the same
  1042.           way:
  1043.  
  1044.           *  To move the cursor around, use the cursor keys.  
  1045.  
  1046.           *  To move from one window to the next, press TAB.  SHIFT-TAB
  1047.              moves to the previous window.  
  1048.  
  1049.           *  ESCAPE closes a window.
  1050.  
  1051.           *  To move or resize a window, press F9.
  1052.  
  1053.              You can print the contents of any document window using the
  1054.           Print Window function in the File menu.  Save Window will copy
  1055.           the text from the window you are viewing to a file that you can
  1056.           then retrieve into your word processor.
  1057.  
  1058.              When you have one or more document windows on the screen, a
  1059.           line near the bottom of the screen will display a list of the
  1060.           windows.  You can have up to five windows on the screen at a
  1061.           time.
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.                                         - 15 -
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.              j. Moving the Cursor
  1074.  
  1075.                                   Moving the Cursor
  1076.  
  1077.           Top of document                                     Home, Home, UP
  1078.           End of document                                     Home, Home, DOWN
  1079.           Start of line                                             Home, LEFT
  1080.           End of line                                                   End
  1081.           Top of screen                                             Home, UP
  1082.                                                                     or PgUp
  1083.           End of screen                                             Home, DOWN
  1084.                                                                     or PgDn
  1085.  
  1086.                                       Searching
  1087.           Find text                                                      F2
  1088.           Find search term                                               F3
  1089.           Find help topic                                                F4
  1090.  
  1091.                                 Notepad cut and paste
  1092.  
  1093.           Start block                                                    F5
  1094.           Cut block                                                     DEL
  1095.           Copy block                                                     F5
  1096.           Paste                                                          F6
  1097.  
  1098.                                         Other
  1099.  
  1100.           Exit document                                              ESCAPE
  1101.           Help                                                           F1
  1102.           Switch Window                                                  F7
  1103.           Move/Resize Window                                             F9
  1104.           Menu                                                          F10
  1105.           View document at cursor                                     ENTER
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.                                         - 16 -
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.            4.   Building and Using Indexes
  1132.  
  1133.  
  1134.              a. What is a Document Index?
  1135.  
  1136.              A document index is a database that stores the locations of
  1137.           all of the words in a group of documents, except for noise words
  1138.           such as "but" and "if."  Once you have built an index for a group
  1139.           of documents, dtSearch can use it to perform very fast
  1140.           index searches on those documents.  A document index is usually
  1141.           about one fourth the size of the original documents, although
  1142.           this may vary considerably depending on the number and kinds of
  1143.           documents in the index.
  1144.  
  1145.              A document index can contain up to 15,000 documents.  If you
  1146.           try to add more, you will get an "Index is Full" message. 
  1147.           However, you will still be able to reindex documents that are
  1148.           already in the index.  When dtSearch reindexes a document that is
  1149.           already in the index, it treats the document as a new document
  1150.           and marks the old version of the document in the index as
  1151.           "obsolete".  When you compress an index, obsolete documents are
  1152.           removed.  If the total number of documents, including obsolete
  1153.           documents, exceeds 30,000, then you will have to compress the
  1154.           index before you can update it.
  1155.  
  1156.              An index library is a collection of up to 25 indexes.  Most
  1157.           people will only need a few indexes and so will not have to learn
  1158.           about index libraries.  By default, dtSearch uses an index
  1159.           library called "IXLIB.ILB".  If you need to use more than 25
  1160.           indexes, then you can create additional index libraries.
  1161.  
  1162.              To build an index of a group of documents:
  1163.              1. Use the Create Index function in the index menu to create
  1164.                 an empty index, and
  1165.              2. Use the Add Documents to Index function to add documents to
  1166.                 the index.
  1167.  
  1168.           As a shortcut, you can specify in the "Add Documents to Index"
  1169.           dialog box that you want to create a new index for the documents.
  1170.  
  1171.              b. The Index Menu
  1172.  
  1173.           Press 'I' in the main menu to get into the Index menu.  The Index
  1174.           menu lists options to: 
  1175.  
  1176.              * create, 
  1177.              * update, 
  1178.              * compress, 
  1179.              * delete, 
  1180.              * rename,
  1181.              * copy, 
  1182.  
  1183.                                         - 17 -
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.              * recognize, or
  1188.              * get information about
  1189.  
  1190.           a document index. 
  1191.  
  1192.           It also lists options to create or select an index library and to
  1193.           build a batch script.
  1194.  
  1195.              c. Creating an Index
  1196.  
  1197.              To create an index, you need to specify two things:
  1198.  
  1199.           *  The name of the index.  This can be up to 16 characters long
  1200.              and may include any combination of letters, numbers, or
  1201.              punctuation.
  1202.  
  1203.           *  The directory to use for the index.  This has to be a valid
  1204.              DOS directory name.  The directory should not be one that
  1205.              already exists -- dtSearch will create a new directory for the
  1206.              index (using the name that you supply).
  1207.  
  1208.              If you "create" an index that already exists, you will clear
  1209.           the previously existing index (the documents will, of course, be
  1210.           unaffected).  dtSearch will ask you to confirm that you really
  1211.           want to do this.
  1212.  
  1213.              d. Indexing Documents
  1214.  
  1215.              To add documents to an existing index, you need to specify the
  1216.           following in the "Add Documents to Index" dialog box:
  1217.  
  1218.           *  The name of the index to update, which you can select from a
  1219.              list of all of the indexes that you have created.
  1220.  
  1221.           *  The directories containing the documents to add to the index.
  1222.  
  1223.           *  The file name filters (e.g., *.DOC, *.TXT, etc.) to use to
  1224.              select documents to add.
  1225.  
  1226.           *  Whether you want dtSearch to compress the index after
  1227.              updating.  Compressing an index can take a while, especially
  1228.              with very large indexes, but it makes searches much faster. 
  1229.              You can also compress an index using the Compress Index option
  1230.              in the Index menu.
  1231.  
  1232.           *  Whether you want dtSearch to check all documents already in
  1233.              the index and reindex any that were modified since they were
  1234.              last indexed.
  1235.  
  1236.           After you have specified this information, select the "Add"
  1237.           button to start updating the index.
  1238.  
  1239.  
  1240.                                         - 18 -
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.              The Add Documents to Index dialog box also contains a section
  1245.           that allows you to create a new index and add documents to it in
  1246.           a single step.  To use this feature, set "Create Index?" to "Yes"
  1247.           and then fill in the information needed to create an index (the
  1248.           directory to contain the index and the name you want to use for
  1249.           the index).  (After you have created an index this way, dtSearch
  1250.           automatically sets "Create Index?" back to "No" so that the next
  1251.           time you add documents to the index you do not "Create" it first,
  1252.           clearing out information about the previously-added documents.) 
  1253.           See the manual section on creating indexes for more information
  1254.           about the Create Index function.
  1255.  
  1256.              In most cases, you will not have to worry about the file
  1257.           format of the documents being indexed because dtSearch will
  1258.           detect the format of each document automatically.  However, some
  1259.           older word processor formats cannot be detected automatically. 
  1260.           Of the word processors supported by dtSearch version 1.1, only
  1261.           WordStar versions before version 4.0 fall into this category.  To
  1262.           tell dtSearch how to recognize WordStar files created by versions
  1263.           1 through 3, you must set up WordStar as an application using the
  1264.           Applications menu and provide a filename pattern, such as *.WS,
  1265.           that dtSearch can use to identify WordStar files.  See the manual
  1266.           section on the Applications menu for details on how to do this.
  1267.  
  1268.           NOTES:
  1269.           1.  You can halt indexing by pressing the ESCAPE key.  dtSearch
  1270.           will stop after it finishes indexing the document it is working
  1271.           on.
  1272.  
  1273.           2.  If you are indexing documents stored on floppy disks, you may
  1274.           find it useful to store the documents on each disk in a
  1275.           subdirectory named after the disk.  For example, if you have
  1276.           disks labelled "SMITH" and "JONES", move the documents on the
  1277.           SMITH disk into a directory on the disk called "SMITH", and move
  1278.           the documents on the JONES disk into a directory called "JONES". 
  1279.           This will help you to locate the documents after a search.  You
  1280.           can see which disk has the documents you want by looking at the
  1281.           directory name in the search results window.
  1282.  
  1283.           3.  dtSearch automatically detects and ignores binary files when
  1284.           it builds document indexes.
  1285.  
  1286.              e. Compressing an Index
  1287.  
  1288.              Compressing an index does two things:  (1) it removes obsolete
  1289.           information about documents that have been reindexed, and (2) it
  1290.           reorganizes an index for faster searching.  The major
  1291.           disadvantage of compressing an index is that it can take a long
  1292.           time, since dtSearch copies the entire index when it compresses
  1293.           it.  Compressing an index typically takes about half as long as
  1294.           it took to build the index.
  1295.  
  1296.  
  1297.                                         - 19 -
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.              You can compress an index by selecting the Compress Index
  1302.           option in the Index menu.  You can also tell dtSearch to compress
  1303.           an index after it is done updating it, by setting the Compress
  1304.           Index option in the Update Index dialog box to "Yes".
  1305.  
  1306.              You can halt compression of an index by pressing the ESCAPE
  1307.           key.  When you halt compression, dtSearch will restore the index
  1308.           to its uncompressed state.
  1309.  
  1310.              f. Deleting an Index
  1311.  
  1312.              The Delete Index dialog box allows you to erase an index.  The
  1313.           original documents will not be affected, but the index will be
  1314.           destroyed.
  1315.  
  1316.              To delete an index, select the index to be deleted and then
  1317.           select the "Delete" button.  dtSearch will ask you to confirm
  1318.           that you really want to delete the index.
  1319.  
  1320.              g. Renaming an Index
  1321.  
  1322.              The Rename Index dialog box allows you to change the name of
  1323.           an index.  To rename an index, select the index to be renamed,
  1324.           enter the new name for the index, and then select the "Rename"
  1325.           button.  The name can be up to 16 letters long.  Note that the
  1326.           name of the directory in which the index is stored will not be
  1327.           affected.
  1328.  
  1329.              h. Copying an Index
  1330.  
  1331.              The Copy Index dialog box allows you to make a copy of an
  1332.           existing index.  To copy an index, you need to specify the
  1333.           following:
  1334.  
  1335.           *  The name of the index to copy.
  1336.  
  1337.           *  The name of the new index to be created.
  1338.  
  1339.           *  The directory to store the new index in.
  1340.  
  1341.           Like the directory specified in the "Create Index" function, the
  1342.           directory that you copy an index to should not already exist.  If
  1343.           the directory that you specify already contains in index,
  1344.           dtSearch will ask you to confirm that you want the new index to
  1345.           overwrite the old index.  (A directory can only contain one
  1346.           index.)
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350.  
  1351.  
  1352.  
  1353.  
  1354.                                         - 20 -
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.              i. Recognizing an Existing Index
  1359.  
  1360.              Although dtSearch provides a way to copy indexes, you may in
  1361.           some cases wish to copy indexes using another program and then
  1362.           use dtSearch to search the indexes.  For example, if someone
  1363.           created an index and gave you a copy, you might want to just copy
  1364.           the disk or disks using the DOS copy command.  However, if you
  1365.           then tried to search that index with dtSearch, the index that you
  1366.           copied would not appear in the "Select Index" list because your
  1367.           copy of dtSearch would not know about the index.  
  1368.  
  1369.              The Recognize Index function solves this problem.  In the
  1370.           Recognize Index dialog box, select the directory in which the
  1371.           index you copied is stored, enter a name for the index, and then
  1372.           select the "Recognize Index" button.  dtSearch will look in the
  1373.           directory for the index and then add it to the list of indexes
  1374.           that you can search or update.
  1375.  
  1376.              j. Index Information
  1377.  
  1378.              The Index Information option in the Index menu provides a way
  1379.           to get the following information about an index:
  1380.  
  1381.              * When it was created
  1382.              * When it was last modified or compressed
  1383.              * How much disk space it occupies
  1384.              * How many words it contains
  1385.              * How many documents it contains
  1386.  
  1387.           The Index Information screen also lists the number of "Obsolete"
  1388.           documents.  When dtSearch reindexes a document that is already in
  1389.           the index, it treats the document as a new document and marks the
  1390.           old version of the document in the index as "obsolete".  When you
  1391.           compress an index, obsolete documents are removed.
  1392.  
  1393.              k. Verify Index
  1394.  
  1395.           The Verify Index option in the Index menu allows you to check
  1396.           whether an index has been damaged.  As dtSearch examines the
  1397.           index, it will list every word, filename, and directory name in
  1398.           the index.  When dtSearch is done verifying the index, it will
  1399.           tell you two things:  (1) whether the index has been damaged, and
  1400.           (2) if the index was damaged, whether the Rebuild Index function
  1401.           can reconstruct it.
  1402.  
  1403.              l. Rebuild Index
  1404.  
  1405.           The Rebuild Index option in the Index menu allows you to
  1406.           reconstruct a damaged index.  To rebuild an index, you need to
  1407.           specify:
  1408.  
  1409.           *  The name of the index to rebuild.
  1410.  
  1411.                                         - 21 -
  1412.  
  1413.  
  1414.  
  1415.           *  The new name for the index.
  1416.  
  1417.           *  The directory to use for the new index.
  1418.  
  1419.           dtSearch will create a new index in the directory you specify and
  1420.           then add all of the documents that were in the old index to the
  1421.           new index.  As with the Add Documents to Index function, you can
  1422.           tell dtSearch to compress the index after it is done for better
  1423.           performance.
  1424.  
  1425.                                   How Rebuild Works
  1426.  
  1427.              Each index has a list of the files that it contains.  Rebuild
  1428.           disregards all other information in the index and simply creates
  1429.           a new index based on the list of files in the old index.  Thus,
  1430.           if the list of files is intact, Rebuild will be able to
  1431.           reconstruct the index regardless of how damaged the other files
  1432.           might be.  If the list of files is damaged, Rebuild will extract
  1433.           as many filenames as it can from the list. 
  1434.  
  1435.              After Rebuild Index is done, the old damaged index will still
  1436.           exist.  You can delete it by using the Delete Index function.
  1437.  
  1438.              m. Index Libraries
  1439.  
  1440.              An index library is a collection of up to 25 indexes. 
  1441.           dtSearch uses index libraries to record the names and locations
  1442.           of the document indexes that you create.  When you select indexes
  1443.           to search, or pick an index to update, compress, etc., the list
  1444.           of indexes displayed comes from the current index library.
  1445.  
  1446.              If you do not need to use more than 25 indexes, you do not
  1447.           need to worry about index libraries.  (25 indexes will hold a
  1448.           total of up to 375,000 documents.)  dtSearch starts out with a
  1449.           library called "IXLIB.ILB" that will hold any indexes that you
  1450.           create.
  1451.  
  1452.              If you need to use more than 25 indexes, use the Index Library
  1453.           dialog box to create additional index libraries.  
  1454.  
  1455.              *  To create a new library, give it a name (8 letters or
  1456.                 numbers) and select the Create Library option in the Index
  1457.                 Library dialog box.  The new library will be empty.  You
  1458.                 can then create and add documents to the indexes that you
  1459.                 want the new library to hold.
  1460.  
  1461.              *  To select an existing library, enter the name of the
  1462.                 library and select the Select Library option.  dtSearch
  1463.                 will then load the library you specified and you will have
  1464.                 access to all of the indexes that it contains.
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.                                         - 22 -
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.              If you want, you can have a single index appear in multiple
  1473.           libraries.  To do this, use Recognize Index, which adds an
  1474.           existing index to the current index library.
  1475.  
  1476.              n. Batch Mode Indexing
  1477.  
  1478.              Batch mode indexing allows you to create, update, and compress
  1479.           a document index by running dtSearch from a batch file.  (For
  1480.           information about creating batch files, see your DOS manual.) 
  1481.           Batch mode indexing can be useful if, for example, you want to
  1482.           perform a complex and time-consuming series of tasks every night
  1483.           to update your indexes.
  1484.  
  1485.           1.  Overview
  1486.  
  1487.              To set up a batch indexing job, first create a "script" that
  1488.           lists the tasks that you want dtSearch to perform.  A script is a
  1489.           text file that lists a series of indexing commands that dtSearch
  1490.           will carry out.
  1491.  
  1492.              The easiest way to create a script is to use the "Create Batch
  1493.           Script" option in the Index menu.  When you select this option, a
  1494.           dialog box will appear that is almost identical to the "Update
  1495.           Index" dialog box.  At the top of the box will be a line where
  1496.           you can specify the name of the script you want to create.
  1497.  
  1498.              Fill out the rest of the box exactly as you would if you were
  1499.           updating an index.  If you want to create a new index for your
  1500.           batch job, use the "Create Index" section of the dialog box.  See
  1501.           the manual section on Indexing Documents for more information
  1502.           about the options in the Create Batch Script dialog box.
  1503.  
  1504.              When you are done setting up the indexing job, select the
  1505.           "Create Script" button at the bottom of the dialog box to create
  1506.           the batch script.  dtSearch will then store all of the
  1507.           information you have provided (the index to update, the
  1508.           directories to index, etc.) in a script file that you can run
  1509.           later.
  1510.  
  1511.              To run the script that you created, exit dtSearch and type the
  1512.           following at the DOS prompt:
  1513.  
  1514.              DTSEARCH /SCRIPT MYSCRIPT.JOB
  1515.  
  1516.           where "MYSCRIPT.JOB" is the name of your script.  dtSearch will
  1517.           then perform the indexing task you specified.  dtSearch will
  1518.           record any errors encountered during the job in a file called
  1519.           MYSCRIPT.LOG.  Errors will not be displayed on the screen, since
  1520.           dtSearch assumes that batch jobs will run without someone
  1521.           watching them.  After a batch indexing job, you should check the
  1522.           log file to see if any errors occured.
  1523.  
  1524.  
  1525.                                         - 23 -
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.              This is all that you need to know to set up basic batch
  1530.           indexing tasks.  The rest of this section provides information
  1531.           for more advanced use of batch mode indexing.
  1532.  
  1533.           2.  Script files
  1534.  
  1535.              A script file is any text file that dtSearch can read.  You
  1536.           can create a script using the "Create Batch Script" option in the
  1537.           Index menu, or you can create a script by hand.  Before you try
  1538.           to write your own scripts, you may want to create an example
  1539.           using the "Create Batch Script" function so you can see what a
  1540.           batch script looks like.
  1541.  
  1542.              A script can be ASCII text or it can be in one of the word
  1543.           processor formats that dtSearch recognizes, such as WordPerfect
  1544.           or WordStar.  The first line of a script must consist of the
  1545.           words DTSEARCH SCRIPT.
  1546.  
  1547.              A script consists of a series of "SET" statements that specify
  1548.           the documents to be indexed and the index to use, and commands
  1549.           such as "ADD" and "COMPRESS".  dtSearch ignores any line
  1550.           beginning with a *, so you can include comments in a script. 
  1551.           Here is an example:
  1552.  
  1553.              DTSEARCH SCRIPT
  1554.              * Add documents from C:\DOCS 
  1555.              SET INDEXNAME = MyIndex
  1556.              SET DOCPATH = C:\DOCS
  1557.              SET FILTER = *.DOC *.TXT *.WPF
  1558.              ADD
  1559.              COMPRESS
  1560.  
  1561.           This script would index documents in the directory C:\DOCS,
  1562.           storing information about the documents in the index called
  1563.           "MyIndex", and would compress the index.  To run this script, put
  1564.           it in the file UPDATE.JOB and execute the command:
  1565.  
  1566.              DTSEARCH /SCRIPT UPDATE.JOB
  1567.  
  1568.           dtSearch will then execute the script, logging any error messages
  1569.           to the file UPDATE.LOG.  
  1570.  
  1571.           3.  Creating an index
  1572.  
  1573.              To create an index, set up a script like this:
  1574.  
  1575.              SET INDEXNAME = MyIndex
  1576.              SET INDEXPATH = C:\DOCINDEX
  1577.              CREATE
  1578.  
  1579.           The two SET statements tell the program what you want to call the
  1580.           index and the directory you want to put it into.  The "CREATE"
  1581.  
  1582.                                         - 24 -
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.           statement tells dtSearch to create the index in the specified
  1587.           directory.
  1588.  
  1589.           WARNING:  Please be careful when using CREATE.  If you create an
  1590.           index that already exists, dtSearch will delete the old index and
  1591.           create a new, empty index in its place.  In interactive mode, you
  1592.           will get a warning message before this happens, but in batch mode
  1593.           dtSearch simply assumes that you really want to create a new
  1594.           index.
  1595.  
  1596.           4.  Adding documents to an index
  1597.  
  1598.              To add documents to an index, use "SET DOCPATH =" to tell
  1599.           dtSearch the directory in which the documents are located and
  1600.           "SET FILTERS =" to specify the file name filters.  Then use the
  1601.           "ADD" command to add the documents to the index.  If you want to
  1602.           index documents in several directories, use multiple
  1603.           "SET DOCPATH =" statements separated by "ADD" commands.  Example:
  1604.  
  1605.              SET INDEXNAME = MyIndex
  1606.              SET DOCPATH = C:\DOCS
  1607.              SET FILTER = *.DOC *.TXT *.WPF
  1608.              ADD
  1609.              SET DOCPATH = C:\DOCS2
  1610.              ADD
  1611.              SET DOCPATH = C:\DOCS3
  1612.              ADD
  1613.  
  1614.           This would add documents from C:\DOCS, C:\DOCS2, and C:\DOCS3 to
  1615.           the index "MyIndex".
  1616.  
  1617.              The CREATE function needs to know both the name and the
  1618.           directory for an index, and so both the SET INDEXNAME and the SET
  1619.           INDEXPATH must be present to create an index.  The ADD function
  1620.           just needs to know which index you want to add documents to, so
  1621.           you can use either the name (SET INDEXNAME) or the path (SET
  1622.           INDEXPATH) to specify the index.
  1623.  
  1624.           5.  Reindexing changed documents
  1625.  
  1626.              The REINDEX command in a script will cause dtSearch to reindex
  1627.           any documents in an index that have been modified since the index
  1628.           was last updated.  This is the batch mode equivalent to the
  1629.           "Reindex changed documents" menu option.  Example:
  1630.  
  1631.              SET INDEXNAME = MyIndex
  1632.              REINDEX
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.                                         - 25 -
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.           6.  Compressing an index
  1644.  
  1645.              To compress an index, use SET INDEXNAME or SET INDEXPATH to
  1646.           specify the index to compress and then use the COMPRESS command. 
  1647.           Example:
  1648.  
  1649.              SET INDEXNAME = MyIndex
  1650.              COMPRESS
  1651.  
  1652.           7.  Complex scripts
  1653.  
  1654.              A script can do more than one indexing task.  For example,
  1655.           this script would create the index MyIndex, add documents to it,
  1656.           compress it, and then create a second index:
  1657.  
  1658.              SET INDEXNAME = MyIndex
  1659.              SET INDEXPATH = c:\myindex
  1660.              CREATE
  1661.              SET DOCPATH = c:\docs
  1662.              SET FILTERS = *.doc *.wpf *.txt
  1663.              ADD
  1664.              COMPRESS
  1665.              SET INDEXNAME = MyIndex II
  1666.              SET INDEXPATH = c:\myindex2
  1667.              CREATE
  1668.  
  1669.           Note that you do not need to specify the index name again after
  1670.           the CREATE command.  dtSearch will remember the values given for
  1671.           the previous command until you change them.
  1672.  
  1673.           8.  Running a script
  1674.  
  1675.              To run a script, enter the command
  1676.  
  1677.                   DTSEARCH /SCRIPT name
  1678.  
  1679.           substituting the name of the script you want to run for "name". 
  1680.  
  1681.  
  1682.  
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.  
  1690.  
  1691.  
  1692.  
  1693.  
  1694.  
  1695.  
  1696.                                         - 26 -
  1697.  
  1698.  
  1699.  
  1700.  
  1701.            5.   Searching for Documents
  1702.  
  1703.              a. The Search Menu
  1704.  
  1705.           Press 'S' in the main menu to get into the Search menu.  The
  1706.           Search menu offers three ways to search for documents:
  1707.  
  1708.           *  An index search -- searches one or more document indexes.
  1709.           *  An unindexed search -- directly searches files in one or more
  1710.              directories.
  1711.           *  A "combination" search -- combines both of the above types of
  1712.              searches.
  1713.  
  1714.           Other functions in the Search menu are:
  1715.  
  1716.           *  Search Report -- prepare a search report (a list of all search
  1717.              hits found, in context) based on your most recent search.
  1718.  
  1719.           *  Kwic View -- prepare a summary of a retrieved document,
  1720.              listing hits found with a few lines of context.
  1721.  
  1722.           *  Display results of previous search -- dtSearch saves the
  1723.              results of the last 10 searches you have performed.  This
  1724.              option allows you to retrieve the results of any of those
  1725.              searches.
  1726.  
  1727.           *  Modify display format -- allows you to specify the information
  1728.              you want displayed in a search results window.
  1729.  
  1730.              b. Index Searches
  1731.  
  1732.              An index search is the fastest way to search for documents. 
  1733.           To start an index search, select the "Search" option in the main
  1734.           menu and then select "Index Search".  A dialog box will appear,
  1735.           listing two options:
  1736.  
  1737.           *  Request -- enter or modify your search request.
  1738.  
  1739.           *  Indexes to Search -- pick the indexes that you want dtSearch
  1740.              to search.
  1741.  
  1742.           At the bottom of the box there will be a "Search" button and a
  1743.           "Cancel" button.  Select the Search button to start the search,
  1744.           or select the Cancel button to return to the main menu.
  1745.  
  1746.  
  1747.  
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.                                         - 27 -
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.              c. Unindexed Search
  1758.  
  1759.              In an unindexed search, dtSearch directly searches every file
  1760.           that you ask it to search, looking for documents that match your
  1761.           search request.  Unindexed searches are much slower than index
  1762.           searches.
  1763.  
  1764.              To start an unindexed search, select the "Search" option in
  1765.           the main menu and then select "Unindexed Search".  A dialog box
  1766.           will appear, listing three options:
  1767.  
  1768.           *  Request -- enter or modify your search request.
  1769.  
  1770.           *  Directories to Search -- pick the directories that you want
  1771.              dtSearch to search.
  1772.  
  1773.           *  File Name Filters -- dtSearch will only search files matching
  1774.              the file name filters that you specify.  (See the manual
  1775.              section, "File Name Filters")
  1776.  
  1777.           At the bottom of the box there will be a "Search" button and a
  1778.           "Cancel" button.  Select the Search button to start the search,
  1779.           or select the Cancel button to return to the main menu.
  1780.  
  1781.              d. Combination Search
  1782.  
  1783.              A combination search allows you to combine an index search and
  1784.           an unindexed search in a single search request.  To start a
  1785.           combination search, select the "Search" option in the main menu
  1786.           and then select "Combination Search".  A dialog box will appear,
  1787.           listing the following options:
  1788.  
  1789.           *  Request -- enter or modify your search request.
  1790.  
  1791.           *  Indexes to Search -- pick the indexes that you want the
  1792.              program to search.
  1793.  
  1794.           *  Directories to Search -- pick the directories that you want
  1795.              dtSearch to search.
  1796.  
  1797.           *  File Name Filters -- dtSearch will only search files matching
  1798.              the file name filters that you specify.  (See the manual
  1799.              section, "File Name Filters")
  1800.  
  1801.           At the bottom of the box there will be a "Search" button and a
  1802.           "Cancel" button.  Select the Search button to start the search,
  1803.           or select the Cancel button to return to the main menu.
  1804.  
  1805.  
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.                                         - 28 -
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.              e. Indexes to Search
  1815.  
  1816.              In an Index Search or a Combination Search, use the "Indexes
  1817.           to Search" option to tell dtSearch which indexes you want to
  1818.           search.
  1819.  
  1820.              When you select "Indexes to Search", a list of all of the
  1821.           indexes that you have created will appear with check boxes ([ ]
  1822.           and [X]) next to them.  An [X] next to an index means that the
  1823.           index will be searched.
  1824.  
  1825.           *  To check or clear a box, move the cursor to the index name and
  1826.              press the ENTER key.
  1827.  
  1828.           *  When you are done, press F10 to save your changes to the list.
  1829.  
  1830.           *  If you want to restore the list to the way it was before you
  1831.              started changing it, press the ESCAPE key.
  1832.  
  1833.              f. Displaying Search Results
  1834.  
  1835.              After a search is complete, the "Display Search Results" menu
  1836.           will appear, listing several different ways to display the
  1837.           results of your search:
  1838.           *  Sorted by name, in alphabetical order
  1839.           *  Sorted by numeric name, in numeric order (that is, so that
  1840.              "9.TXT" will be before "10.TXT")
  1841.           *  Sorted by number of hits (descending order)
  1842.           *  Unsorted -- displays documents in the order they were found
  1843.           *  Do not display -- return to menu without viewing search
  1844.              results.
  1845.  
  1846.              g. Search Reports
  1847.  
  1848.              A search report lists each hit found in each document and up
  1849.           to 99 lines of context surrounding it.  To create a search
  1850.           report, 
  1851.  
  1852.           *  Perform the search that you want the report to be based on.
  1853.           *  Select the way you want the search results sorted from the
  1854.              Display Search Results menu.  The documents retrieved by your
  1855.              search will appear, sorted as you requested.
  1856.           *  Press F10 to get into the main menu.
  1857.           *  Press 'S' to get into the Search menu.
  1858.           *  Select the "Search Report" option in the Search Menu.
  1859.           *  In the Search Report dialog box, select the number of lines of
  1860.              context you want surrounding each hit, and then select the
  1861.              "Report" button.
  1862.  
  1863.              Preparing a search report may take a while since dtSearch has
  1864.           to scan every document retrieved to get the text to display.
  1865.  
  1866.  
  1867.                                         - 29 -
  1868.  
  1869.  
  1870.  
  1871.              When you are viewing a search report, you can see all of a
  1872.           document by moving the cursor to the name of the document and
  1873.           pressing ENTER.  The F4 ("Find Link") key will move the cursor to
  1874.           the next document name.  The F3 ("Find Hit") key will move the
  1875.           cursor to the next hit in each document.
  1876.  
  1877.              h. Kwic View
  1878.  
  1879.              The "Kwic" function will display only the part of a document
  1880.           that contains terms matching your search request.  When you are
  1881.           viewing search results, move the cursor to the name of the
  1882.           document that you want to see and press the F8 key.  dtSearch
  1883.           will ask how many lines of context you want.  This is the number
  1884.           of lines surrounding each hit that you want to see.  Enter the
  1885.           number of lines that you want and press ENTER.
  1886.  
  1887.              A file displayed in Kwic mode contains highlighted line and
  1888.           page markers to show where in the document the text appeared. 
  1889.           These highlighted markers also act as hypertext links to the full
  1890.           text of the document.  For example, suppose that you are viewing
  1891.           a document in Kwic mode and see a block of text with a marker
  1892.           "[Page 10 Line 15]".  If you move the cursor to the marker and
  1893.           press ENTER, dtSearch will display the full text of the document,
  1894.           positioned to line 15 of page 10.
  1895.  
  1896.  
  1897.  
  1898.  
  1899.  
  1900.  
  1901.  
  1902.  
  1903.  
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.  
  1922.  
  1923.  
  1924.                                         - 30 -
  1925.  
  1926.  
  1927.  
  1928.  
  1929.            6.   Search Requests
  1930.  
  1931.              a. Overview
  1932.  
  1933.              A search request consists of a group of words, phrases, or
  1934.           macros linked by connectors such as "AND" and "OR" that indicate
  1935.           the relationship between them.
  1936.  
  1937.              If you use more than one connector, you should use parenthesis
  1938.           to indicate precisely what you want to search for.  For example,
  1939.  
  1940.                     apple and pear or orange
  1941.  
  1942.           could mean "(apple and pear) or orange", or it could mean "apple
  1943.           and (pear or orange)".
  1944.  
  1945.              dtSearch supports the following connectors:
  1946.  
  1947.              AND    Both words must be present
  1948.              OR     Either word can be present
  1949.              W/n    First word must occur within n words of the second.
  1950.              NOT    What follows the NOT must not be present.
  1951.  
  1952.           Additionally, the CONTAINS and TO connectors are used for segment
  1953.           searches.
  1954.  
  1955.              b. Search Terms
  1956.  
  1957.              A search term is simply one of the words in your search
  1958.           request.  Some words, such as "if" and "the", are defined as
  1959.           "noise words" because they are so common.  Noise words cannot be
  1960.           used as search terms.
  1961.  
  1962.              Connectors, such as "AND" and "OR", also cannot be used as
  1963.           search terms.
  1964.  
  1965.              A search term can contain the "wildcard" characters "*" and
  1966.           "?".  A "?" in a word matches any single character, and a "*"
  1967.           matches any number of characters.  The wildcard characters can be
  1968.           in any position in a word.  For example:
  1969.  
  1970.              appl* would match apple, application, etc.
  1971.              *cipl* would match principle, participle, etc. 
  1972.  
  1973.           Use of the "*" wildcard character near the beginning of a word
  1974.           will slow searches somewhat.
  1975.  
  1976.              To handle plurals, an "s" at the end of a word is always
  1977.           ignored.  Thus, a search for "cats" would find both "cat" and
  1978.           "cats".
  1979.  
  1980.  
  1981.                                         - 31 -
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.              Punctuation inside of a search word is treated as a space. 
  1986.           Thus, "can't" would be treated as "can t" (two words) and
  1987.           "1843(a)(2)(ii)" would become "1843 a 2 ii" (four words).
  1988.  
  1989.              dtSearch uses two built in search words to mark the beginning
  1990.           and end of a file -- XFIRSTWORD and XLASTWORD.  The terms are
  1991.           useful if you want to limit a search to the beginning or end of a
  1992.           file.  For example, "apple w/10 XLASTWORD" would search for the
  1993.           word "apple" within 10 words of the end of a document.
  1994.  
  1995.  
  1996.              c. Phrase Searches
  1997.  
  1998.              A search term can consist of several words, such as "first
  1999.           class mail".  A search for this phrase would retrieve only files
  2000.           containing the words "first," "class," and "mail" in exactly the
  2001.           order specified.
  2002.  
  2003.              If a phrase contains a noise word, then you cannot search for
  2004.           it as a phrase, since the noise word will not be found.  For
  2005.           example, you could not search for the phrase "statue of liberty",
  2006.           since the noise word "of" will not be in the index.  Instead, use
  2007.           the W/N connector to search for "statue w/2 liberty".
  2008.  
  2009.              d. Noise Words
  2010.  
  2011.              A "noise" word is a word, such as the or if, that is so common
  2012.           that it is not useful in searches.  To save space and time, such
  2013.           words are ignored in index searches.  You can modify the list of
  2014.           words defined as noise words by editing the file "NOISE.DAT". 
  2015.           You can use the Notepad Editor in dtSearch to edit NOISE.DAT, or
  2016.           you can use your word processor.  If you use your word processor,
  2017.           make sure that you save the file as a DOS text file so that
  2018.           dtSearch can read it.
  2019.  
  2020.              The words in NOISE.DAT do not have to be an any particular
  2021.           order, and can include "wild card" characters such as * and ?. 
  2022.           However, noise words may not begin with wild card characters.
  2023.  
  2024.              Each index has its own copy of NOISE.DAT (called INDEX_N.IX). 
  2025.           Changes you make to NOISE.DAT will be reflected in future indexes
  2026.           you create but not in existing indexes.  If you change the
  2027.           INDEX_N.IX file for an index, the modified list will control any
  2028.           updates to the index but will not affect information already in
  2029.           the index.
  2030.  
  2031.  
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.  
  2037.  
  2038.                                         - 32 -
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.              e. Search Macros
  2043.  
  2044.              A macro is a way to abbreviate a search request that you use
  2045.           frequently.  A macro has two parts: a name, which is what you
  2046.           type into the "Search Request" box, and the expansion, which is
  2047.           what the macro is expanded to.  For example, if you defined the
  2048.           macro "@IRC" to mean "internal revenue code", and then searched
  2049.           for "standard deduction w/3 @IRC", dtSearch would search for
  2050.           "standard deduction w/3 internal revenue code".
  2051.  
  2052.              A macro name must begin with the "at" sign ("@") -- this is
  2053.           how dtSearch distinguishes macro names from ordinary words in a
  2054.           search request.
  2055.  
  2056.              A macro may contain anything that may be put in a search
  2057.           request.  To create or edit a macro, use the Edit Macros option
  2058.           in the Options menu.
  2059.  
  2060.           Macros can be useful for:
  2061.              *  Abbreviating long names or phrases that you use frequently
  2062.              *  Abbreviating segment definitions in segment searches
  2063.  
  2064.              f. AND connector
  2065.  
  2066.              Use the AND connector in a search request to connect two
  2067.           expressions, both of which must be found in any document
  2068.           retrieved.  For example:
  2069.  
  2070.           *  "apple and pear" would retrieve any document that contained
  2071.              both words.
  2072.           *  "(apple or banana) and (pear w/5 grape)" would retrieve any
  2073.              document that (1) contained either the word apple or the word
  2074.              banana, and (2) contained the word pear within 5 words of the
  2075.              word grape.
  2076.  
  2077.              g. OR connector
  2078.  
  2079.              Use the OR connector in a search request to connect two
  2080.           expressions, at least one of which must be found in any document
  2081.           retrieved.  For example, "apple or pear" would retrieve any
  2082.           document that contained apple, pear, or both words.
  2083.  
  2084.              h. W/N connector
  2085.  
  2086.              Use the w/N connector in a search request to specify that one
  2087.           word or phrase must occur within N words of the other.  For
  2088.           example, "apple w/5 pear" would retrieve any document that
  2089.           contained the word apple within 5 words of pear.
  2090.  
  2091.              The following are some examples of search requests using the
  2092.           w/N connector:
  2093.  
  2094.  
  2095.                                         - 33 -
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099.           *  (apple or pear) w/5 banana: either apple or pear must occur
  2100.           within 5 words of "banana".
  2101.  
  2102.           *  (apple w/5 banana) w/10 pear:  apple must occur within 5 words
  2103.           of banana, and pear must occur within 10 words of both.
  2104.  
  2105.           *  (apple and banana) w/10 pear:  both apple and banana must
  2106.           occur within 10 words of pear.
  2107.  
  2108.              Some types of complex expressions using the w/N connector will
  2109.           produce ambiguous results and should not be used.  In general, at
  2110.           least one of the two expressions connected by w/N must be a
  2111.           single word or phrase or a group of words and phrases connected
  2112.           by the "OR" connector.  For example:
  2113.  
  2114.           *   (apple and banana) w/10 (pear or grape): both apple and
  2115.           banana must occur within 10 words of either pear or grape.
  2116.  
  2117.           *   (apple and banana) w/10 orange tree:  both apple and banana
  2118.           must occur within 10 words of the phrase "orange tree."
  2119.  
  2120.           The following are examples of ambiguous search requests:
  2121.  
  2122.           *   (apple and banana) w/10 (pear and grape): ambiguous
  2123.  
  2124.           *   (apple w/10 banana) w/10 (pear and grape): ambiguous
  2125.  
  2126.              i. Segment Searches
  2127.  
  2128.              A segment search is a search request that must be satisfied
  2129.           within a certain defined segment of a document.  The segment is
  2130.           defined by words or phrases at the beginning and end of the
  2131.           segment.  
  2132.              The form of a segment definition is:  beginning TO end, where
  2133.           beginning is the word or phrase that defines the start of the
  2134.           segment, and end is the word or phrase that defines the end of
  2135.           the segment.  The only connector allowed in the beginning and end
  2136.           expressions in a segment definition is OR.  Examples:
  2137.  
  2138.           *  name to address:  the segment begins with "name" and ends with
  2139.              "address."
  2140.           *  name to (address or xlastword): the segment begins with "name"
  2141.              and ends with "address" or the end of the file.
  2142.  
  2143.              To search for an expression within a segment, use the CONTAINS
  2144.           connector.  The expression in front of CONTAINS is the segment
  2145.           definition, and the expression following CONTAINS is what you are
  2146.           searching for.  Examples:
  2147.  
  2148.           *  (name to address) contains john smith
  2149.  
  2150.           *  (address to phone) contains (oak w/10 lane)
  2151.  
  2152.                                         - 34 -
  2153.  
  2154.  
  2155.  
  2156.              Segment searches work well with documents that are broken into
  2157.           standardized segments.  For example, a group of employee records
  2158.           might be in a standardized documents formatted like this:
  2159.  
  2160.              NAME:  John Doe
  2161.              ADDRESS: 123 Oak Lane
  2162.              PHONE NUMBER:  555-1234
  2163.              SOCIAL SECURITY NUMBER 000-00-000
  2164.              etc.
  2165.  
  2166.              You can name segments using macros.  In the above example, you
  2167.           could use the following macros:
  2168.  
  2169.                @NAME:         (name to address)
  2170.                @ADDRESS:      (address to phone number)
  2171.                @PHONE:        (phone number to social security number)
  2172.  
  2173.           Then you could do a segment search like this:
  2174.  
  2175.              (@NAME contains John Doe) and (@ADDRESS contains Oak)
  2176.  
  2177.              If a document contains more than one instance of a segment,
  2178.           dtSearch will search each instance separately for text matching
  2179.           the search request.
  2180.  
  2181.              j. Date and Filename Searches
  2182.  
  2183.              To search for a file with a specific name, include in your
  2184.           search request the following:  
  2185.  
  2186.              XNAME "FILENAME.EXT"
  2187.  
  2188.           The name, like other search terms, can include wildcard
  2189.           characters, so, for example, you could search for "*.TXT,"
  2190.           "SMITH??.*," etc.  Unlike other search terms, a filename must be
  2191.           in quotation marks.  This enables dtSearch to recognize special
  2192.           characters in the filename (such as the dot) that are not allowed
  2193.           in other search words.  The filename cannot include a directory
  2194.           name or disk drive.
  2195.  
  2196.              To search for a file that was last modified on, before, or
  2197.           after a certain date, use the XDATE search command, like this:
  2198.  
  2199.              XDATE IS January 1, 1991
  2200.              XDATE BEFORE January 1, 1991
  2201.              XDATE AFTER January 1, 1991
  2202.  
  2203.           dtSearch can recognize a variety of date formats, such as:
  2204.           1/1/91; 1/91; January 1, 1991; and Jan 1 91 (two-digit years are
  2205.           assumed to be in the twentieth century).
  2206.  
  2207.  
  2208.  
  2209.                                         - 35 -
  2210.  
  2211.  
  2212.  
  2213.              You can combine name and date searches with other types of
  2214.           searches using the usual search connectors.  For example:
  2215.  
  2216.              (XNAME "*.DOC") and (XDATE AFTER 1/1/91) and (apple w/5
  2217.              pear)
  2218.  
  2219.           This would retrieve documents whose names end in .DOC, that were
  2220.           last modified after January 1, 1991, and that contain the word
  2221.           apple within 5 words of the word pear.
  2222.  
  2223.  
  2224.  
  2225.  
  2226.  
  2227.  
  2228.  
  2229.  
  2230.  
  2231.  
  2232.  
  2233.  
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250.  
  2251.  
  2252.  
  2253.  
  2254.  
  2255.  
  2256.  
  2257.  
  2258.  
  2259.  
  2260.  
  2261.  
  2262.  
  2263.  
  2264.  
  2265.  
  2266.                                         - 36 -
  2267.  
  2268.  
  2269.  
  2270.  
  2271.            7.   The File Menu
  2272.  
  2273.              a. The File Menu
  2274.  
  2275.           Press 'F' in the main menu to get into the File menu.  The File
  2276.           menu lists options to 
  2277.              *  view documents,  
  2278.              *  view a directory, 
  2279.              *  edit a notepad file,
  2280.              *  save the contents of a window,
  2281.              *  print the contents of a window,
  2282.              *  create a DOS Shell, or
  2283.              *  exit dtSearch.
  2284.  
  2285.              b. Viewing a File
  2286.  
  2287.              To view a file, enter the name of the file to view and select
  2288.           the "View" button.  The document will appear in a window.  Use
  2289.           the cursor keys, Page Up, Page Down, etc., to browse in a
  2290.           document once it is displayed.
  2291.  
  2292.              c. Viewing a Directory
  2293.  
  2294.              To view a directory, use the "View Directory" dialog box:
  2295.  
  2296.              (1) Select the directory you want to see using the "Directory
  2297.              to View" option.  This option allows you to pick the directory
  2298.              you want from a tree diagram of all of the directories on the
  2299.              current disk drive.
  2300.  
  2301.              (2) Specify the file name filter (such as *.*, *.DOC, etc.)
  2302.              you want dtSearch to use when it lists the files.
  2303.  
  2304.              (3) Select the "List Files" button.
  2305.  
  2306.           A list of the files matching the filter will appear in a window. 
  2307.           This window works in the same way that the "Search Results"
  2308.           window works.  You can:
  2309.  
  2310.              *  scroll the list up and down using the cursor keys;
  2311.              *  view any file or directory in the list by moving the cursor
  2312.                 to it and pressing enter; and
  2313.              *  cut and paste from the list to the notepad.
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.  
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.  
  2322.  
  2323.                                         - 37 -
  2324.  
  2325.  
  2326.  
  2327.              d. The Notepad Editor
  2328.  
  2329.              The Notepad Editor allows you to cut, paste, and edit
  2330.           information collected from any document window, including a
  2331.           search results window or a search report window.
  2332.  
  2333.                                   Editing a Notepad
  2334.  
  2335.              A notepad file is a standard DOS text file.  To edit a notepad
  2336.           file, select "Edit Notepad" from the File Menu.  The Edit Notepad
  2337.           dialog box will appear.  Enter the name of the notepad that you
  2338.           want to edit and select the "Edit" button.  The notepad file will
  2339.           appear, displayed in a document window.
  2340.  
  2341.              The Notepad Editor provides limited editing capabilities,
  2342.           intended mainly for jotting down notes to accompany text clipped
  2343.           from documents.  In the notepad editor, you can move the cursor
  2344.           around using all of the functions available in a document window. 
  2345.           You can also type new text into the window.  The status line will
  2346.           display "Ins" or "Typ" to indicate whether you are in insert or
  2347.           typeover mode.  The INS key switches between insert and typeover
  2348.           mode.  The DEL key deletes a single character.
  2349.  
  2350.              When you are done editing a notepad, use the "Save Window"
  2351.           option in the File menu to save it.
  2352.  
  2353.                                  Cutting and Pasting
  2354.  
  2355.              You can move or copy text between document windows using the
  2356.           cut and paste feature.  You can also use the cut and paste
  2357.           feature to move text within a notepad file.
  2358.  
  2359.           Copying text:  To copy text, start with the cursor at the
  2360.                          beginning of the text you want to copy.  Press the
  2361.                          F5 ("Mark") key to mark your place in the
  2362.                          document.  Then move the cursor to the end of the
  2363.                          text you want to copy and press F5 again. 
  2364.                          dtSearch will store the text you marked.
  2365.  
  2366.           Pasting text:  To retrieve the text you marked, you need to be in
  2367.                          the Notepad Editor.  If a notepad window is
  2368.                          already open, you can move to it with the F7
  2369.                          ("Switch Window") key or the TAB key.  If not,
  2370.                          select "Edit Notepad" from the File Menu to open a
  2371.                          notepad window.
  2372.  
  2373.                          Move the cursor to the place in the notepad where
  2374.                          you want the text to appear and press F6 ("Paste")
  2375.                          to retrieve the text.
  2376.  
  2377.           Cutting text:  Like "Paste," "Cut" only works in a notepad
  2378.                          window, since it modifies the contents of the
  2379.  
  2380.                                         - 38 -
  2381.  
  2382.  
  2383.  
  2384.                          window.  To cut text from a document, start with
  2385.                          the cursor at the beginning of the text you want
  2386.                          to copy.  Press the F5 ("Mark") key to mark your
  2387.                          place in the document.  Then move the cursor to
  2388.                          the end of the text you want to copy and press
  2389.                          DEL.  dtSearch will delete the text that you
  2390.                          marked.  You can then "paste" the text into a
  2391.                          notepad using the F6 key.
  2392.  
  2393.              e. Saving a Window
  2394.  
  2395.              The "Save Window" option in the File menu will create a DOS
  2396.           text file containing a copy of the text displayed in any document
  2397.           window.  It is useful in two situations:
  2398.  
  2399.           *  After you are done editing a notepad file, use Save Window to
  2400.              save your changes.
  2401.  
  2402.           *  You can use Save Window to save a copy of a document retrieved
  2403.              in a search, a list of documents retrieved in a search, or a
  2404.              search report.
  2405.  
  2406.           The Save Window dialog box contains two options and three
  2407.           buttons.  
  2408.  
  2409.              The options are: (1) the name of the file to write, and (2)
  2410.           whether you want dtSearch to make a backup copy of the file.  If
  2411.           you have set the automatic backup option to "Yes", dtSearch will
  2412.           preserve the previous version of the file you are saving in a
  2413.           file with the extension ".BAK".
  2414.  
  2415.           The buttons are:
  2416.                Save      Save file
  2417.                Exit      Save file AND exit the window
  2418.                Cancel    Return to menu without saving
  2419.  
  2420.           NOTES:
  2421.           1.  Save Window does NOT preserve special formatting codes.
  2422.           If the document you are viewing contains any special formatting
  2423.           codes, Save Window will not copy these to the file.  For example,
  2424.           suppose that you did a search of WordPerfect files and retrieved
  2425.           a document, "LETTER.TXT", and then, while viewing the document,
  2426.           saved it under the name "COPY.TXT".  The file COPY.TXT would not
  2427.           be a WordPerfect file.  COPY.TXT would be a DOS text file
  2428.           containing the text of LETTER.TXT.
  2429.  
  2430.           2.  Protected file types.
  2431.           To make sure that you do not accidentally destroy your original
  2432.           documents with the Save Window feature, Save Window will NOT
  2433.           overwrite files that it recognizes as having special formats. 
  2434.           For example, if you were viewing the WordPerfect file LETTER.TXT
  2435.           and tried to use Save Window with the name "LETTER.TXT", dtSearch
  2436.  
  2437.                                         - 39 -
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.           would check the existing file LETTER.TXT, discover that it is a
  2442.           WordPerfect file, and display the message, "Cannot write over
  2443.           protected file."  dtSearch will NOT destroy the existing
  2444.           WordPerfect file LETTER.TXT.
  2445.  
  2446.              f. Printing a Window
  2447.  
  2448.              The "Print Window" option in the File Menu will send the
  2449.           contents of the current document window to the printer.  You can
  2450.           use Print Window to print documents, search results, and search
  2451.           reports.
  2452.  
  2453.              When you select Print Window, the Print Window dialog box will
  2454.           appear.  The Print Window dialog box allows you to set page
  2455.           length, width, and margins, and to select the printer you want to
  2456.           use, if you have more than one.
  2457.  
  2458.              To begin printing, select the "Print" button in the Print
  2459.           Window dialog box.  A "Preparing print job" message will appear
  2460.           while dtSearch stores the contents of the document window for
  2461.           printing.
  2462.  
  2463.              To allow you to continue working while a document is printing,
  2464.           dtSearch uses a "print queue".  When you ask for a document to be
  2465.           printed, that document is added to the print queue.  When
  2466.           dtSearch is not busy performing a search or building an index, it
  2467.           checks the print queue for documents that need to be printed, and
  2468.           prints them.  Thus, you can view documents and perform searches
  2469.           while dtSearch prints documents in its spare time.
  2470.  
  2471.              If you want to cancel a print job or monitor the progress of
  2472.           documents that are printing, use the "Display Print Queue" option
  2473.           in the Options Menu.
  2474.  
  2475.              g. DOS Shell
  2476.  
  2477.              The "DOS Shell" option in the File Menu allows you to access
  2478.           DOS from within dtSearch.  When you start a DOS shell, dtSearch
  2479.           removes itself from memory to leave room for any programs you may
  2480.           want to run from DOS.  The dtSearch screen will disappear and a
  2481.           DOS prompt will appear.
  2482.  
  2483.              To return to dtSearch from a DOS shell, type "EXIT" at the DOS
  2484.           prompt and press ENTER.  The dtSearch screen will reappear, as it
  2485.           was before you entered the DOS shell.
  2486.  
  2487.  
  2488.  
  2489.  
  2490.  
  2491.  
  2492.  
  2493.  
  2494.                                         - 40 -
  2495.  
  2496.  
  2497.  
  2498.  
  2499.            8.   Window Functions
  2500.  
  2501.  
  2502.              a. The Window Menu
  2503.  
  2504.           Press 'W' in the main menu to get into the Window menu.  You can
  2505.           only get into the Window menu if you have a document window on
  2506.           the screen.  The Window menu lists options to:
  2507.           *  find text or search terms
  2508.           *  cut and paste text using the notepad
  2509.           *  resize or close a window displaying a document
  2510.  
  2511.              b. Find Text
  2512.  
  2513.              Select the Find Text option in the View menu (or press the F2
  2514.           key) to search for any text in a displayed document.  dtSearch
  2515.           will ask you for the text to search for.  Type in the text you
  2516.           want to find and press the ENTER key.  (Capitalization is
  2517.           ignored.)
  2518.  
  2519.              Since the program will only search for the text after the
  2520.           current cursor position in the document, you may wish to move to
  2521.           the top of the document before beginning a search.
  2522.  
  2523.              c. Find Search Term
  2524.  
  2525.              Select the Find Term option in the Window menu (or press the
  2526.           F3 key) to search for words from your most recent search request
  2527.           in the document that you are currently viewing.  For example, if
  2528.           you had searched for "apple and (pear w/5 banana)", pressing the
  2529.           F3 key while viewing a document would cause dtSearch to locate
  2530.           the next occurrence of one of the words "apple", "pear", or
  2531.           "banana" in the document you are viewing.
  2532.  
  2533.              Find Term will only find words that match a search request. 
  2534.           In the above example, Find Term would only find instances of
  2535.           "pear" within five words of "banana".
  2536.  
  2537.              d. Moving and Resizing Windows
  2538.  
  2539.              When you are viewing multiple documents on the screen, the
  2540.           documents will overlap.  You can use the Move/Resize Window
  2541.           function to arrange the windows in a way that is convenient to
  2542.           view them.
  2543.  
  2544.              To move and resize a window, press the F9 key while you are in
  2545.           the window.  A message at the bottom of the screen will indicate
  2546.           that you are in move/resize mode.  
  2547.  
  2548.           *  To move the window, use the cursor keys.  
  2549.  
  2550.  
  2551.                                         - 41 -
  2552.  
  2553.  
  2554.  
  2555.           *  To change the size of the window, hold down the SHIFT key and
  2556.              use the cursor keys.
  2557.  
  2558.           *  To "zoom" a window to the largest possible size, press F9
  2559.              again.
  2560.  
  2561.           *  When you are done, press the F10 key to save your changes.  If
  2562.              you want to restore the window to the way it was before you
  2563.              started moving or resizing it, press the ESCAPE key.
  2564.  
  2565.  
  2566.  
  2567.  
  2568.  
  2569.  
  2570.  
  2571.  
  2572.  
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.  
  2579.  
  2580.  
  2581.  
  2582.  
  2583.  
  2584.  
  2585.  
  2586.  
  2587.  
  2588.  
  2589.  
  2590.  
  2591.  
  2592.  
  2593.  
  2594.  
  2595.  
  2596.  
  2597.  
  2598.  
  2599.  
  2600.  
  2601.  
  2602.  
  2603.  
  2604.  
  2605.  
  2606.  
  2607.  
  2608.                                         - 42 -
  2609.  
  2610.  
  2611.  
  2612.  
  2613.            9.   The Applications Menu
  2614.  
  2615.              The Applications Menu provides a way to run application
  2616.           programs, such as word processors, from within dtSearch.  This is
  2617.           frequently referred to as "launching" programs.  When you launch
  2618.           a program, dtSearch removes all but 12k of itself from memory and
  2619.           starts the program you launched.  When the program finishes, you
  2620.           will return to dtSearch and be able to resume working exactly
  2621.           where you left off.  This is useful, for example, if you want to
  2622.           use WordPerfect to edit a WordPerfect document that you retrieved
  2623.           in a search.
  2624.  
  2625.              To set up an application so that you can run it from within
  2626.           dtSearch, select the "Add Application" option in the Applications
  2627.           Menu.  The "Add Application" dialog box will appear, listing the
  2628.           following options:
  2629.  
  2630.           *  Name of the application -- After you have added an
  2631.              application, it will appear in the Applications Menu as a menu
  2632.              option.  The "name" of the application is what will appear in
  2633.              the Applications Menu.  If you want one of the letters in the
  2634.              name to be highlighted, put a "^" (shift-6) character in front
  2635.              of the letter you want highlighted.  For example, if you
  2636.              entered the name "Disk ^Backup" for a backup program, the "B"
  2637.              would be highlighted in the Applications menu and you could
  2638.              select the Disk Backup program by pressing "B" in the
  2639.              Applications Menu.
  2640.  
  2641.           *  Execute file -- This is the name, including the disk drive and
  2642.              directory, of the program to be executed.  For example, if you
  2643.              had WordPerfect in a directory called "WP51" on your C: drive,
  2644.              you would enter
  2645.  
  2646.                 C:\WP51\WP.EXE
  2647.  
  2648.           *  Directory to use -- This is the directory that you want to be
  2649.              in when running the program.  In the example above, you would
  2650.              probably want to run WordPerfect from its own "home"
  2651.              directory, C:\WP51.
  2652.  
  2653.           *  Filename patterns -- This option allows you to tell dtSearch
  2654.              which files belong with an application.  You can list several
  2655.              filename patterns, separated by spaces.  Filename patterns
  2656.              can, like DOS filenames, include the wildcard characters "?"
  2657.              and "*".  Unlike file name filters, filename patterns can
  2658.              include directory names and disk drive information, and can
  2659.              have wildcard characters in any position.  
  2660.  
  2661.              Examples:
  2662.              C:\WP51\* would match any file in the WP51 directory,
  2663.              including any file in a subdirectory of the C:\WP51 directory.
  2664.  
  2665.                                         - 43 -
  2666.  
  2667.  
  2668.  
  2669.              ?:\WP*\* would match any file on any drive in a directory that
  2670.              began with WP. 
  2671.              *XYZ* would match any file on any drive in any directory if
  2672.              the filename or directory name contained XYZ.
  2673.  
  2674.           *  Command-line options -- Some programs have command line
  2675.              options, such as "/x" or "-l", that affect the way the program
  2676.              runs.  List any options you want to use for the application
  2677.              here.
  2678.  
  2679.           *  File format -- If the program being launched is a word
  2680.              processor, this option allows you to tell dtSearch what the
  2681.              file format is for the word processor.  Although dtSearch can
  2682.              automatically detect many file formats, some formats cannot be
  2683.              detected with certainty, such as early versions of WordStar. 
  2684.              If you specify a file format for an application, dtSearch will
  2685.              know that all files belonging to the application have this
  2686.              format.
  2687.  
  2688.              After you have set up the application, select the "Store"
  2689.           button in the dialog box to save the application.  You can later
  2690.           modify the setup using the "Modify Application" option in the
  2691.           Applications Menu.  The "Remove Application" option will delete
  2692.           an application from the menu.
  2693.  
  2694.              Once you have told dtSearch about an application, you can
  2695.           launch it in three ways.  
  2696.  
  2697.           *  First, you can simply select the application from the
  2698.              Applications Menu.  
  2699.  
  2700.           *  Second, you can press F8 ("Launch") while you are viewing a
  2701.              document.  dtSearch will use the filename patterns that you
  2702.              supplied to determine which application should be launched,
  2703.              and will run the appropriate program with the document you are
  2704.              viewing.  For example, if you are viewing "C:\WP51\SAMPLE.TXT"
  2705.              and you specified "*WP51\*" as a filename pattern for
  2706.              WordPerfect, dtSearch would see that SAMPLE.TXT must be a
  2707.              WordPerfect file and, after you press F8, would start
  2708.              WordPerfect editing SAMPLE.TXT.
  2709.  
  2710.           *  Third, you can press CTRL-ENTER while the cursor is on the
  2711.              name of the file in a search results window.  As with the F8
  2712.              key, dtSearch will determine which application belongs with
  2713.              the file and will run the application.
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.  
  2718.  
  2719.  
  2720.  
  2721.  
  2722.                                         - 44 -
  2723.  
  2724.  
  2725.  
  2726.  
  2727.            10.  Options
  2728.  
  2729.              a. The Options Menu
  2730.  
  2731.           The Options menu allows you to:
  2732.              *  Select the type of monitor you have.
  2733.              *  Change screen colors.
  2734.              *  Edit macros.
  2735.              *  Change the tab setting.
  2736.              *  Change the keyboard speed.
  2737.              *  Display the print queue.
  2738.              *  Save your setup to a file.
  2739.              *  Read a setup from a file.
  2740.  
  2741.              b. Monitor Type
  2742.  
  2743.              dtSearch keeps a separate table of screen colors for each of
  2744.           four monitor types:  Color, Monochrome, VGA Laptop, and CGA
  2745.           Laptop.  Each monitor type has a set of default colors that you
  2746.           can change.  Use the Select Monitor option in the Options menu to
  2747.           select the monitor type that you want to use.  You will see a
  2748.           list of the four monitor types and a fifth option, "Automatic". 
  2749.           If you select the Automatic option, dtSearch will decide between
  2750.           the "Color" and "Monochrome" options each time it is run.
  2751.  
  2752.              c. Screen Colors
  2753.  
  2754.              Use the Modify Screen Colors option in the Options menu to
  2755.           change the way dtSearch displays documents and menus.  When you
  2756.           select the Modify Screen Colors option, a list of the different
  2757.           screen objects, such as menus and viewed documents, will appear. 
  2758.           To change an attribute, move the cursor to it and press ENTER.
  2759.  
  2760.              If you are using a monochrome monitor, a list of possible
  2761.           combinations will appear (e.g., black on white, white on black,
  2762.           underlined, etc.).  Move the cursor to the one you want and press
  2763.           ENTER.
  2764.  
  2765.              If you are using a color monitor or an LCD monitor, a box will
  2766.           appear displaying all possible color combinations.  Use the
  2767.           cursor keys to select the combination you want, and press F10
  2768.           when done.
  2769.  
  2770.              d. Creating and Editing Macros
  2771.  
  2772.              Use the Edit Macros function in the Options menu to create or
  2773.           edit a macro.  In the macro editor, type macro names under the
  2774.           "Name" heading and macro expansions under the "Expansion" box. 
  2775.           Use the TAB and SHIFT-TAB keys to move between the "Name" and
  2776.           "Expansion columns", and the UP and DOWN arrow keys to move up or
  2777.           down in the macro table.
  2778.  
  2779.                                         - 45 -
  2780.  
  2781.  
  2782.  
  2783.           When you are done editing, press F10 to save your changes.  If
  2784.           you want to exit without saving your changes, press ESCAPE.
  2785.  
  2786.              e. Displaying the Print Queue
  2787.  
  2788.              Use the Display Print Queue option in the Options menu to
  2789.           monitor the progress of documents that are printing or to cancel
  2790.           a print job.  To cancel a print job, move the cursor to it and
  2791.           press the DEL key.  dtSearch will ask you to confirm that you
  2792.           really want to cancel the print job.
  2793.  
  2794.              f. Setup Files
  2795.  
  2796.              dtSearch remembers the macros you have created and other
  2797.           preferences you have specified (screen colors, tab size, etc.) in
  2798.           a "setup" file.  dtSearch automatically reads this file when it
  2799.           starts running, and automatically saves it when you leave
  2800.           dtSearch.  The default name of the file saved is "DTSEARCH.SET".
  2801.  
  2802.              You can create additional setup files using the Save Setup
  2803.           option in the Options menu.  When you select Save Setup, a dialog
  2804.           box will appear allowing you to supply the name of the setup file
  2805.           to save.  You can change the name "DTSEARCH.SET" to any other
  2806.           name you want to use.  You can then read these setup files using
  2807.           the "Read Setup" option in the Options menu.
  2808.  
  2809.  
  2810.  
  2811.  
  2812.  
  2813.  
  2814.  
  2815.  
  2816.  
  2817.  
  2818.  
  2819.  
  2820.  
  2821.  
  2822.  
  2823.  
  2824.  
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.                                         - 46 -
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.            11.  Using dtSearch on a Network
  2842.  
  2843.              dtSearch can use network drives and supports multiuser access
  2844.           to indexes stored on networks.  If an index is stored on a
  2845.           network drive, any user who has write access to the directory
  2846.           containing the index will be able to update the index in
  2847.           dtSearch.  Any user who has read access to the index will be able
  2848.           to search the index or perform other functions (such as Verify
  2849.           Index and Copy Index) that do not require write access.
  2850.  
  2851.              Multiuser access is permitted only when no one is modifying an
  2852.           index.  If one user is updating or compressing an index, other
  2853.           users will be locked out.  A message "User XXXX is updating
  2854.           index." will appear when a user attempts to gain access to an
  2855.           index that is being updated.  (The name of the user comes from
  2856.           the "User name" option in the Options menu.)
  2857.  
  2858.              If the second user is also trying to update the index,
  2859.           dtSearch will ask if the user wants to "Continue anyway?".  If
  2860.           the user answers "yes", dtSearch will attempt to access the index
  2861.           even though it thinks someone is updating the index.  This option
  2862.           is useful because occasionally an indexing job will be
  2863.           interrupted abnormally (such as when someone turns off the
  2864.           computer) leaving the index "locked".  "Continue anyway" only
  2865.           appears when a user attempts to update an index.  "Continue
  2866.           anyway" will NOT override the network's read and write permission
  2867.           settings.  It only tells dtSearch to ignore its own internal
  2868.           "index in use" flag and try to access the index.  If the user
  2869.           does not have write access to the index, he or she will still be
  2870.           locked out.
  2871.  
  2872.              Write access to shared indexes should be limited as much as
  2873.           possible, preferably to one or two users.  This will minimize
  2874.           locking out of other users while the index is being updated and
  2875.           will also protect the shared indexes against accidental erasure. 
  2876.           Write and read access to shared indexes is controlled completely
  2877.           by the network's access permission settings.
  2878.  
  2879.              Each user on a network who will be using dtSearch needs to
  2880.           have his or her own copy of the program.  This is because
  2881.           dtSearch uses an overlay manager that does not permit shared
  2882.           access to the program.  The program can be stored on a network
  2883.           drive; it just cannot be shared.
  2884.  
  2885.  
  2886.  
  2887.  
  2888.  
  2889.  
  2890.  
  2891.  
  2892.  
  2893.                                         - 47 -
  2894.  
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898.  
  2899.  
  2900.  
  2901.  
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.  
  2908.  
  2909.  
  2910.  
  2911.  
  2912.  
  2913.  
  2914.  
  2915.  
  2916.  
  2917.  
  2918.  
  2919.  
  2920.  
  2921.  
  2922.  
  2923.  
  2924.  
  2925.  
  2926.  
  2927.  
  2928.  
  2929.  
  2930.  
  2931.  
  2932.  
  2933.  
  2934.  
  2935.  
  2936.  
  2937.  
  2938.  
  2939.  
  2940.  
  2941.  
  2942.  
  2943.  
  2944.  
  2945.  
  2946.  
  2947.  
  2948.  
  2949.  
  2950.                                         - 48 -
  2951.  
  2952.  
  2953.  
  2954.  
  2955.            12.  Program Limits and Requirements
  2956.  
  2957.           1.  Program limits:  Indexes
  2958.              *  A single index may contain up to 15,000 documents
  2959.              *  A single document may contain up to 64,000 words 
  2960.                 (about 300 double-spaced pages)
  2961.              *  You can have up to 25 indexes in each index library, and
  2962.                 you can have an unlimited number of index libraries.
  2963.              *  You can have up to 25 macro definitions.
  2964.              *  A noise word list can hold up to 200 words.  Words after
  2965.                 the 200th word in a list will be disregarded.
  2966.              *  There is no limit on the number of words in an index or on
  2967.                 the number of words starting with a particular letter.
  2968.  
  2969.           2.  Program limits:  Searches
  2970.              *  A single search request may involve up to 100 words,
  2971.                 including wildcard matches.
  2972.                 For example, if an index contained 75 words beginning with
  2973.                 's' and 75 words beginning with 't', then you could not
  2974.                 search for "s* or t*"
  2975.              *  A search word can be up to 32 letters long.
  2976.              *  A search request can be up to 180 characters long.
  2977.  
  2978.           3.  Hardware requirements:
  2979.              *  dtSearch will run on an IBM-compatible computer with at
  2980.                 least 384k of memory available, a hard disk, and DOS
  2981.                 version 3.2 or higher.
  2982.              *  dtSearch can use network drives and supports multiuser
  2983.                 access to indexes stored on network drives.
  2984.  
  2985.           4.  Document Types
  2986.              dtSearch can read, search, and index documents in the
  2987.              following formats:
  2988.              *  ASCII Text
  2989.              *  Microsoft Word through version 5.5
  2990.              *  Microsoft Word for Windows
  2991.              *  Microsoft Rich Text Format
  2992.              *  Multimate Advantage II
  2993.              *  Multimate version 4
  2994.              *  WordPerfect 5.0 and 5.1
  2995.              *  WordStar through version 6
  2996.              *  WordStar 2000
  2997.  
  2998.  
  2999.  
  3000.  
  3001.  
  3002.  
  3003.  
  3004.  
  3005.  
  3006.  
  3007.                                         - 49 -
  3008.  
  3009.  
  3010.  
  3011.  
  3012.  
  3013.  
  3014.  
  3015.  
  3016.  
  3017.  
  3018.  
  3019.  
  3020.  
  3021.  
  3022.  
  3023.  
  3024.  
  3025.  
  3026.  
  3027.  
  3028.  
  3029.  
  3030.  
  3031.  
  3032.  
  3033.  
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.  
  3039.  
  3040.  
  3041.  
  3042.  
  3043.  
  3044.  
  3045.  
  3046.  
  3047.  
  3048.  
  3049.  
  3050.  
  3051.  
  3052.  
  3053.  
  3054.  
  3055.  
  3056.  
  3057.  
  3058.  
  3059.  
  3060.  
  3061.  
  3062.  
  3063.  
  3064.                                         - 50 -
  3065.  
  3066.  
  3067.  
  3068.  
  3069.            13.  Error Messages
  3070.  
  3071.           "Application table is full"
  3072.  
  3073.              You can add up to 15 applications to the Applications menu. 
  3074.              If you attempt to add more, this message will appear.  (You
  3075.              can remove applications that you no longer need from the table
  3076.              using the Remove Application option in the Applications menu.)
  3077.  
  3078.           "Cannot copy an index onto itself"
  3079.  
  3080.              You have asked dtSearch to copy an index, and either (1) the
  3081.              directory to copy it to is the same as the directory the index
  3082.              currently occupies, or (2) the name of the index to copy is
  3083.              the same as the new name for the copied index.  When you copy
  3084.              an index, the name and directory for the new index must be
  3085.              different from the name and directory of the existing index.
  3086.  
  3087.           "Cannot write over protected file type"
  3088.  
  3089.              The Save Window option in the File menu creates a DOS text
  3090.              file containing the contents of the current document window. 
  3091.              To protect against accidental destruction of original
  3092.              documents, dtSearch considers all files with special
  3093.              formatting codes that it recognizes (such as WordPerfect
  3094.              files) to be "protected".  dtSearch will not overwrite such
  3095.              files.
  3096.  
  3097.           "Cannot write ".BAK" files."
  3098.  
  3099.              dtSearch uses the extension ".BAK" to make backup copies of
  3100.              files.  Therefore, a file cannot be saved with a name that
  3101.              ends in ".BAK".
  3102.  
  3103.           "Directory xxx already contains index yyy."
  3104.  
  3105.              A directory can only hold one index.  If you try to use Create
  3106.              Index to create a second index using the same directory name,
  3107.              this message will appear.
  3108.  
  3109.           "Error launching program."
  3110.  
  3111.              dtSearch tried to execute a program and the program returned
  3112.              an error code.  This means that something when wrong in the
  3113.              launched program.
  3114.  
  3115.           "Error(s) in search request -- CONTAINS without a TO"
  3116.  
  3117.              A segment search has the form beginning TO end CONTAINS
  3118.              contents.  The beginning TO end part defines where dtSearch
  3119.              should search, and the contents part is what dtSearch should
  3120.  
  3121.                                         - 51 -
  3122.  
  3123.  
  3124.  
  3125.              look for.  If you leave out the "TO" part, dtSearch has no way
  3126.              to know what the segment to be searched is.
  3127.  
  3128.           "Error(s) in search request -- Illegal use of the TO connector"
  3129.  
  3130.              The TO connector is used to define a segment for a segment
  3131.              search.  The format is for a segment definition is beginning
  3132.              TO end, where beginning marks the beginning of the segment and
  3133.              end marks the end.  Both parts of the segment definition may
  3134.              consist only of words, phrases, and the OR connector -- other
  3135.              connectors are not permitted in segment definitions.  Thus,
  3136.              "apple or pear to grape or fish" is legal; "apple and pear to
  3137.              grape or fish" is not.
  3138.  
  3139.           "Error(s) in search request -- Illegal use of W/N connector"
  3140.  
  3141.              Some search requests using the W/N connector are ambiguous or
  3142.              impossible to evaluate.  See the manual section on the W/N
  3143.              connector for more details.
  3144.  
  3145.           "Error(s) in search request -- Invalid date"
  3146.  
  3147.              dtSearch will display this message if it finds XDATE in a
  3148.              search request without a valid date after it.  Likely causes
  3149.              of this error are a misspelled month, a missing year, or a
  3150.              missing BEFORE, AFTER, or IS connector.   A valid date search
  3151.              looks like one of the the following:
  3152.                 XDATE IS date
  3153.                 XDATE BEFORE date
  3154.                 XDATE AFTER date
  3155.  
  3156.           "Error(s) in search request -- Missing words"
  3157.  
  3158.              This message appears when you have left one or more words out
  3159.              of a search request.  Example: "apple and pear and"
  3160.  
  3161.           "Error(s) in search request -- Parenthesis do not balance"
  3162.  
  3163.              This just means that you have probably left out an opening
  3164.              or closing parenthesis in a search request.
  3165.  
  3166.           "Index already exists"
  3167.  
  3168.              If you try to create an index that already exists in a
  3169.              different directory, this message will appear.  If you are
  3170.              trying to create a new index, try using a different name for
  3171.              the new index, or (if you don't want the old one) deleting the
  3172.              old index.  If you are trying to re-create an existing index,
  3173.              make sure the directory you have selected is the same one that
  3174.              you used to create the original index.
  3175.  
  3176.           "Index is full"
  3177.  
  3178.                                         - 52 -
  3179.  
  3180.  
  3181.  
  3182.              An index can hold up to 15,000 documents.  If you try to add
  3183.              more than 15,000 documents to an index, you will get this
  3184.              message.  (You can still reindex documents already in the
  3185.              index.)
  3186.  
  3187.              Even if you have less than 15,000 documents, you may still get
  3188.              this message if you have reindexed some documents without
  3189.              compressing the index.  When you reindex a document, dtSearch
  3190.              adds information about the new document to the index but does
  3191.              not remove information about the earlier version.  For
  3192.              example, if you have 10,000 documents in an index and you
  3193.              reindex them several times without compressing the index, you
  3194.              will get an "Index is full" message because the index will
  3195.              still contain information about obsolete versions of the
  3196.              documents.  If you want to see how many obsolete documents are
  3197.              stored in an index, use the "Index Information" option in the
  3198.              Index menu.  Use Compress to clean obsolete documents from
  3199.              your index.
  3200.  
  3201.           "Index library is full"
  3202.  
  3203.              An index library can hold a maximum of 25 indexes.  If you try
  3204.              to create, copy, or recognize an index when you have reached
  3205.              this limit, you will get this error.  Try either deleting any
  3206.              indexes that you do not need, or creating a new index library
  3207.              to use for the new index.
  3208.  
  3209.           "Index too large to fit on drive"
  3210.  
  3211.              You have asked dtSearch to copy an index and there is not
  3212.              enough space for the index on the drive where it is to be
  3213.              copied.
  3214.  
  3215.           "Invalid disk drive"
  3216.  
  3217.              This means that you have asked dtSearch to access a disk drive
  3218.              that does not exist on your computer.
  3219.  
  3220.           "Macro is circular"
  3221.  
  3222.              A circular macro is one that references itself, directly or
  3223.              through other macros.  Such a macro would expand infinitely if
  3224.              used in a search request.
  3225.  
  3226.           "Macro not found"
  3227.  
  3228.              dtSearch assumes that any search term beginning with the "@"
  3229.              character is a macro name.  If it does not find a macro with
  3230.              this name, this message appears.
  3231.  
  3232.           "Missing file"
  3233.  
  3234.  
  3235.                                         - 53 -
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.              One of the files that dtSearch needs is missing.  Try re-
  3240.              installing dtSearch to restore the missing file.
  3241.  
  3242.           "No application found for this file"
  3243.  
  3244.              You have tried to "launch" an application with a file, and
  3245.              dtSearch was unable to match the file with an application. 
  3246.              When you launch an application with a file, dtSearch checks
  3247.              the filename patterns that you specified for each of the
  3248.              applications in the Applications menu and tries to find a
  3249.              pattern that matches the file.  If this message appears, use
  3250.              the Modify Application function in the Applications menu to
  3251.              change the filename pattern for the application you wanted to
  3252.              launch.
  3253.  
  3254.           "No index selected"
  3255.  
  3256.              You have asked dtSearch to perform an action, such as
  3257.              deleting, renaming, updating, or copying an index, and have
  3258.              not selected the index you want to delete, rename, update, or
  3259.              copy.
  3260.  
  3261.           "No more search terms"
  3262.  
  3263.              You have pressed the Find Search Term (F3) key and there are
  3264.              no more search terms in the document.
  3265.  
  3266.           "No search terms"
  3267.  
  3268.              You have pressed the Find Search Term (F3) key in a document
  3269.              that does not contain any search terms.
  3270.  
  3271.           "No search results found"
  3272.  
  3273.              You have selected the "Display results of previous search"
  3274.              option in the Search menu, and dtSearch did not find any
  3275.              search results to display.
  3276.  
  3277.           "No files retrieved"
  3278.  
  3279.              Your search did not retrieve any documents.
  3280.  
  3281.  
  3282.  
  3283.  
  3284.  
  3285.  
  3286.  
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.                                         - 54 -
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.           "Not enough memory"
  3297.  
  3298.              dtSearch did not have enough memory to perform a requested
  3299.              action.  If you have a relatively small amount of memory
  3300.              available, you may get this message when you try to do a
  3301.              search or update an index while you are viewing documents or
  3302.              search results on the screen.  Try closing all document
  3303.              windows, which should free enough memory to perform the
  3304.              requested action.  Also, try removing some memory-resident
  3305.              programs to free more memory for dtSearch to use.  dtSearch
  3306.              needs at least 384k of free memory.
  3307.  
  3308.           "Not enough space to compress or update index"
  3309.  
  3310.              dtSearch did not find enough disk space available to update or
  3311.              compress an index.  dtSearch requires free space of about one-
  3312.              third the size of a group of files to index those files.  To
  3313.              compress an index, dtSearch requires free space at least equal
  3314.              to the size of the index to be compressed.  If you get this
  3315.              message, try removing some files from the disk or moving the
  3316.              index to a disk drive with more space available.  Also, try
  3317.              indexing smaller groups of files.
  3318.  
  3319.           "Not found"
  3320.  
  3321.              You have used the Find Text (F2) key to search for text in a
  3322.              document, and the text was not found.
  3323.  
  3324.           "Printer error"
  3325.           "Printer out of paper"
  3326.           "Printer not responding"
  3327.           "Printer not selected"
  3328.           "Printer timeout"
  3329.  
  3330.              The printer did not respond correctly when dtSearch tried to
  3331.              print something.  Check the cables and make sure the printer
  3332.              is turned on, selected, has paper in it, and is not jammed. 
  3333.              dtSearch reports the problem that DOS told it about, but
  3334.              sometimes either the printer or DOS does not report the
  3335.              problem correctly.  For example, you may get a "Printer out of
  3336.              paper" error when the printer is not turned on.
  3337.  
  3338.           "Printer queue full -- try again later"
  3339.  
  3340.              dtSearch stores print requests in a queue and prints when it
  3341.              has nothing else to do.  If you make a large number of print
  3342.              requests, dtSearch will run out of space to hold them and
  3343.              display this message.  Use the Display Print Queue option in
  3344.              the Options menu to see what is in the print queue.
  3345.  
  3346.           "Printer queue is empty"
  3347.  
  3348.  
  3349.                                         - 55 -
  3350.  
  3351.  
  3352.  
  3353.              There is nothing in the print queue to display.
  3354.  
  3355.           "Search request is too long"
  3356.  
  3357.              It is possible, using macros, to generate search requests
  3358.              longer than the 180-character maximum.  When this happens, you
  3359.              will get a "Search request is too long" error.
  3360.  
  3361.           "Too many words retrieved in index"
  3362.  
  3363.              Your search request contained extremely broad search terms,
  3364.              such as "(r* w/5 s*) and t*", that matched several hundred
  3365.              words in an index.  Try using more specific search terms.
  3366.  
  3367.           "Too many windows open"
  3368.  
  3369.              You can have up to five document windows (including search
  3370.              results and search reports) open at a time.  If you try to
  3371.              open a sixth document window, this message will appear.
  3372.  
  3373.           "Unable to access drive"
  3374.  
  3375.              You have asked dtSearch to access a disk drive and there is
  3376.              some problem with the disk drive.  Make sure that there is a
  3377.              disk in the drive, that the disk is correctly inserted, and
  3378.              that the drive latch is closed.  If you get this message with
  3379.              a hard disk, you may have a problem with your hard disk.
  3380.  
  3381.           "Unable to access executable file"
  3382.  
  3383.              dtSearch was unable to access a file that you specified as the
  3384.              file to execute for an application.  Select "Modify
  3385.              Application" in the Applications menu to correct the name of
  3386.              the file to be executed.
  3387.  
  3388.           "Unable to access ..."
  3389.           "Unable to read ..."
  3390.  
  3391.              dtSearch cannot find the file or directory you specified. 
  3392.              Check that the file or directory name is correct and that
  3393.              you are using the right disk or disk drive.
  3394.  
  3395.           "Unable to create ..."
  3396.           "Unable to write ..."
  3397.           "Unable to save ..."
  3398.           "Unable to open temporary file"
  3399.  
  3400.              dtSearch cannot write to or create the file or directory you
  3401.              specified.  Check that the file or directory name is correct
  3402.              and that you are using the right disk or disk drive.  These
  3403.              messages may also appear when a disk is full.
  3404.  
  3405.  
  3406.                                         - 56 -
  3407.  
  3408.  
  3409.  
  3410.           "Unable to access index"
  3411.  
  3412.              dtSearch was unable to find the index where it was supposed to
  3413.              be.  The most likely cause for this message is that part or
  3414.              all of the index was accidentally deleted.
  3415.  
  3416.           "User XXXX is updating index"
  3417.  
  3418.              On a network, this message will appear when one user attempts
  3419.              to use an index while another user is updating it.  The
  3420.              message can also appear if dtSearch was interrupted abnormally
  3421.              while updating an index (e.g., if someone turned off the
  3422.              computer).  In the latter case, the index may be damaged.  Try
  3423.              running Verify Index to check for errors.
  3424.  
  3425.  
  3426.  
  3427.  
  3428.  
  3429.  
  3430.  
  3431.  
  3432.  
  3433.  
  3434.  
  3435.  
  3436.  
  3437.  
  3438.  
  3439.  
  3440.  
  3441.  
  3442.  
  3443.  
  3444.  
  3445.  
  3446.  
  3447.  
  3448.  
  3449.  
  3450.  
  3451.  
  3452.  
  3453.  
  3454.  
  3455.  
  3456.  
  3457.  
  3458.  
  3459.  
  3460.  
  3461.  
  3462.  
  3463.                                         - 57 -
  3464.  
  3465.  
  3466.  
  3467.  
  3468.  
  3469.  
  3470.  
  3471.  
  3472.  
  3473.  
  3474.  
  3475.  
  3476.  
  3477.  
  3478.  
  3479.  
  3480.  
  3481.  
  3482.  
  3483.  
  3484.  
  3485.  
  3486.  
  3487.  
  3488.  
  3489.  
  3490.  
  3491.  
  3492.  
  3493.  
  3494.  
  3495.  
  3496.  
  3497.  
  3498.  
  3499.  
  3500.  
  3501.  
  3502.  
  3503.  
  3504.  
  3505.  
  3506.  
  3507.  
  3508.  
  3509.  
  3510.  
  3511.  
  3512.  
  3513.  
  3514.  
  3515.  
  3516.  
  3517.  
  3518.  
  3519.  
  3520.                                         - 58 -
  3521.  
  3522.  
  3523.  
  3524.  
  3525.            14.  Index
  3526.  
  3527.  
  3528.           Adding Documents to an Index  . . . . . . . . . . . . . . . .  18
  3529.           AND Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  3530.           Applications Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  3531.           Association of Shareware Professionals  . . . . . . . . . . . . 2
  3532.           Batch mode indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  3533.           Check Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  3534.           Combination Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  3535.           Compressing an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  3536.           CONTAINS connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  3537.           Copying an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  3538.           Creating an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
  3539.           Date Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  3540.           Deleting an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  3541.           Dialog Boxes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  3542.           Directories, Selecting  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  3543.           Directories, Viewing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  3544.           Displaying Search Results . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  3545.           DOS Shell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  40
  3546.           Error Messages  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  51
  3547.           File Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  3548.           Filename Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  3549.           Files, Selecting  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
  3550.           Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12
  3551.           Find Search Term  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  3552.           Find Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  3553.           Function Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
  3554.           Help  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  3555.           Index Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  3556.           Index Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22, 23
  3557.           Index Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  3558.           Index Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  3559.           Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17, 21
  3560.              Adding Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
  3561.              Compressing an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  3562.              Copying an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  3563.              Creating an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
  3564.              Deleting an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  3565.              Index Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  3566.              Index Libraries  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22, 23
  3567.              Index Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  3568.              Rebuild Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  3569.              Recognizing an Existing Index  . . . . . . . . . . . . . .  21
  3570.              Renaming an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  3571.              Selecting Indexes to Search  . . . . . . . . . . . . . . .  29
  3572.              Verify Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  3573.           Launching Applications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  3574.           License . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
  3575.           Limits and Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  49
  3576.  
  3577.                                         - 59 -
  3578.  
  3579.  
  3580.  
  3581.           Macros  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  3582.              Creating and Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  3583.           Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  3584.           Moving and Resizing Windows . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  3585.           Networks  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  47
  3586.           Noise Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  3587.           Notepad Editor  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  38
  3588.              Saving a File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  39
  3589.           Options Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43, 45
  3590.           OR Connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  3591.           Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
  3592.           Phrase Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  3593.           Print Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46
  3594.           Print Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  40
  3595.           Proximity Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  3596.           Radio Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  3597.           Rebuild Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  3598.           Recognizing an Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  3599.           Renaming an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  3600.           Screen Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  3601.           Search
  3602.              AND Connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  3603.              Combination Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  3604.              CONTAINS Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  3605.              Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  3606.              Filename . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  3607.              Index Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  3608.              Indexes to Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  3609.              Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33, 45
  3610.              Noise Words  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  3611.              OR Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  3612.              Phrase Searches  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  3613.              Search Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  3614.              Search Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29, 30
  3615.              Search Requests  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  3616.              Search Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  3617.              Segment Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  3618.              TO Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  3619.              Unindexed Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  3620.              W/N Connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  3621.           Search Reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29, 30
  3622.           Search Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  3623.           Search Results  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  3624.           Search Terms  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  3625.           Segment Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  3626.           Setup Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46
  3627.           Shareware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
  3628.           Technical Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
  3629.           TO Connector  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  3630.           Unindexed Search  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  3631.           Verify Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  3632.           Viewing a Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  3633.  
  3634.                                         - 60 -
  3635.  
  3636.  
  3637.  
  3638.           Viewing a File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  3639.           W/N Connector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  3640.           Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14
  3641.              Cursor Movement  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  16
  3642.              Find Search Term in Window . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  3643.              Find Text in Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  3644.              Move and Resize  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  3645.              Print Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  40
  3646.              Save Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  39
  3647.           Window Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  3648.           XFIRSTWORD  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  3649.           XLASTWORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  3650.  
  3651.  
  3652.  
  3653.  
  3654.  
  3655.  
  3656.  
  3657.  
  3658.  
  3659.  
  3660.  
  3661.  
  3662.  
  3663.  
  3664.  
  3665.  
  3666.  
  3667.  
  3668.  
  3669.  
  3670.  
  3671.  
  3672.  
  3673.  
  3674.  
  3675.  
  3676.  
  3677.  
  3678.  
  3679.  
  3680.  
  3681.  
  3682.  
  3683.  
  3684.  
  3685.  
  3686.  
  3687.  
  3688.  
  3689.  
  3690.  
  3691.                                         - 61 -